Nella prima puntata di questo articolo in tre parti abbiamo esaltato le virtù della ricerca proattiva del contenimento dei costi e della riduzione dei fornitori attraverso un processo RFP incentrato sull'hardware del data center e/o sui servizi di rete, con un commento sull'importanza della collaborazione interna con i vostri stakeholder IT e sull'importanza di dati solidi su cui il vostro fornitore/contestante può fare affidamento.
Nella seconda parte di questa serie, descrivo la fase successiva di perfezionamento dei dettagli che avete aggregato dal processo di collaborazione (con i team operativi IT) e il perfezionamento dei dati accurati per le risorse applicabili e/o ammissibili. Queste fasi includono una categorizzazione degli asset IT per criticità (basata sull'input) e una selezione associata di SLA per bilanciare i risparmi con il rischio mitigato. Più specificamente, affronto sia la logica che la metodologia per la gestione delle fasi successive di: Organizzazione dell'elenco delle attrezzature, inclusioni dell'ambito RFP, selezione degli SLA e raggruppamento dei lotti.
Organizzazione dell'elenco delle attrezzature e inclusioni dell'ambito RFP
Il primo passo è determinare cosa deve essere incluso nell'elenco delle attrezzature. Il vostro gruppo di gestione delle risorse dovrebbe essere in grado di fornire un'estrazione dallo strumento del database. Se è così, è probabile che ci siano molte colonne di dati che non sono utili o rilevanti per i vostri candidati venditori. Come guida dovreste avere questi campi, e non troppi altri:
- Articolo
- Numero di serie
- Fine della garanzia
- Produttore
- Modello
- Classe
- SLA
- Posizione
Se il vostro gruppo di gestione degli asset NON tiene traccia di tutti questi campi, non siate troppo duri con loro - molti non lo fanno. In questo caso, dovrete andare dai segmenti aziendali che hanno gli asset e richiedere gli elenchi degli asset - i contratti di rinnovo attuali saranno molto utili. Indipendentemente da ciò, assicuratevi di avere una buona comprensione di ciò che è post-garanzia nel vostro ambiente. È l'attrezzatura post-garanzia che offrirà i maggiori risparmi. E, nella misura in cui avete una garanzia residua su un dispositivo, volete provare a sfruttare questa garanzia con i vostri fornitori.
Come nota, ci sono dispositivi specializzati comuni alle reti o ai centri dati che non sono particolarmente adatti alla manutenzione da parte di terzi. Un breve elenco di questi tipi che dovrebbero essere esclusi sono:
- Bilanciatori di carico
- Acceleratori WAN
- Alcuni firewall
- Unità di alimentazione di backup
Continuando con il lavoro organizzativo, vorrete indicare dove si trovano le vostre risorse nel mondo. Per molte grandi organizzazioni IT aziendali, è comune avere un numero relativamente piccolo di grandi centri dati (spesso ospitati o co-locati) e una grande quantità di piccole sale dati. I vostri fornitori avranno bisogno di sapere dove si trovano queste risorse: Paese, Stato, Città e Indirizzo della struttura. Quindi, assicuratevi che questo dettaglio appaia nel vostro foglio di calcolo su una base per asset.
Come notato nella prima parte di questa serie sui dispositivi scalabili, è estremamente importante fornire i dettagli di configurazione per numero di serie su una scheda excel separata per questi dispositivi. Le ragioni sono molte.
Selezione SLA e raggruppamento dei lotti
Qui entreranno in gioco le vostre sessioni di collaborazione con le operazioni IT in cui avete discusso del rischio. Dovrete assegnare degli SLA minimi (service level agreement) ad ogni asset o raggruppamento di asset. Gli SLA standard sono generalmente elencati come segue, ma ci possono essere anche permutazioni di questi, come necessario:
- 24x7x4 (copertura ventiquattro ore al giorno, sette giorni alla settimana, con risposta sul posto in quattro ore)
- 9x5x4 (copertura nove ore al giorno, cinque giorni alla settimana, risposta sul posto in quattro ore)
- 9x5xNBD (copertura nove ore al giorno, cinque giorni alla settimana, rispondendo sul posto la mattina del giorno lavorativo successivo)
Molte volte le risorse di produzione sono rigorosamente 24x7x4 mentre le apparecchiature di sviluppo o di back-up possono ricevere uno SLA minore, come 9x5x4 o 9x5xNBD. Tuttavia, il gruppo IT può aver progettato la resilienza nell'infrastruttura, o l'attrezzatura stessa può avere una tale resilienza che la necessità di far sostituire un pezzo può aspettare fino al mattino successivo. Non c'è bisogno di pagare per un servizio 24x7x4 se può aspettare fino al mattino con un rischio minimo.
In alcuni casi i dispositivi SPECIFICI possono essere di natura tale da dover semplicemente rimanere con il produttore, per ora. La cartina di tornasole qui è se il dispositivo ha meno di un anno e richiede frequenti aggiornamenti e patch. In questo caso, cavalcate la garanzia del produttore.
A volte un dispositivo presenta un tale rischio aziendale a causa della funzione che esegue che dovete essere ultra-attenti con la vostra decisione di aggiudicazione. Ma la capacità percepita del vostro fornitore di soddisfare uno SLA desiderato dovrebbe essere considerata prima di trascurare totalmente l'opportunità di contenere i costi. Ho visto molti casi in cui la manutenzione da parte di terzi è effettivamente superiore alla manutenzione OEM, quindi non siate troppo veloci a decidere per il produttore.
L'argomento della qualità del servizio e la capacità di un fornitore di soddisfare costantemente gli SLA concordati è abbastanza importante e dettagliato da meritare un blog tutto suo. Quindi, per ora, scegliete i vostri SLA sulla base di un presupposto ragionevole della qualità del servizio. Ma dovreste fare molte domande ai vostri fornitori.
Da una prospettiva procedurale, è abbastanza comune avere un certo numero di "Lotti". I lotti possono essere raggruppati per tipo di asset (server, storage o rete) o per posizione geografica, per SLA o per combinazioni di tipo, posizione e SLA. I raggruppamenti di lotti possono presentare vari scenari di acquisto in modo che voi e il vostro team possiate vedere il rischio/ricompensa e prendere decisioni di aggiudicazione informate una volta arrivati i risultati. I fornitori possono essere approvati per fare offerte per tutti o solo per alcuni di questi raggruppamenti di lotti, a seconda della vostra valutazione del fornitore. Dedicate un po' di tempo a contemplare diversi scenari che volete avere come parte della RFP, ne varrà la pena e fornirà ampie opzioni per l'aggiudicazione.
Anche se scegliete una parte della tenuta per rimanere in un lotto "solo OEM", il risparmio sul saldo del PdR sarà comunque un eccellente fiore all'occhiello. Quindi, se dovete separare una parte della proprietà per essere un lotto "solo OEM", consideratelo accettabile e andate avanti.
Seguire queste linee guida non solo vi aiuterà a organizzarvi per il successo, ma fornirà anche ai vostri candidati venditori informazioni che sono fondamentali per loro per valutare la RFP e fornire il loro miglior prezzo e la proposta più accurata.
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