En la primera entrega de este artículo de tres partes, ensalzamos las virtudes de la búsqueda proactiva de la contención de costes y la reducción de proveedores a través de un proceso de RFP centrado en el hardware del centro de datos y/o los servicios de red, con comentarios sobre la importancia de la colaboración interna con las partes interesadas de TI y la importancia de datos sólidos en los que su proveedor/concursante pueda confiar.
En la segunda parte de esta serie, describo la siguiente etapa de refinamiento de los detalles que se han agregado a partir del proceso de colaboración (con los equipos de operaciones de TI) y el refinamiento de los datos precisos para los activos aplicables y/o elegibles. Estos pasos incluyen una categorización de los activos de TI por criticidad (basada en las aportaciones) y una selección asociada de los SLA para equilibrar el ahorro con el riesgo mitigado. Más concretamente, abordo tanto la lógica como la metodología para la gestión del siguiente paso de: Organización de la lista de equipos, inclusión del alcance de la RFP, selección de SLA y agrupación de lotes.
Organización de la lista de equipos e inclusiones en el ámbito de la RFP
El primer paso es determinar qué se va a incluir en el listado de equipos. Su grupo de gestión de activos debería poder proporcionar una extracción de la herramienta de base de datos. Si es así, es probable que haya muchas columnas de datos que no sean útiles o relevantes para sus candidatos a proveedores. A modo de guía, debería tener estos campos, y no muchos más:
- Artículo
- Número de serie
- Fin de la garantía
- Fabricante
- Modelo
- Clase
- SLA
- Ubicación
Si su grupo de gestión de activos NO hace un seguimiento de todos estos campos, no sea demasiado duro con ellos: muchos no lo hacen. En ese caso, tendrá que dirigirse a los segmentos de negocio que tienen los activos y solicitar listas de activos - los contratos de renovación actuales serán muy útiles. En cualquier caso, asegúrese de que conoce bien lo que está en post-garantía en su entorno. Los equipos post-garantía son los que más ahorro supondrán. Y, en la medida en que tenga alguna garantía restante en un dispositivo, querrá intentar aprovechar esa garantía con sus proveedores.
Como nota, hay dispositivos especializados comunes a las redes o centros de datos que no son especialmente adecuados para el mantenimiento por parte de terceros. Una breve lista de estos tipos que deben ser excluidos son:
- Equilibradores de carga
- Aceleradores WAN
- Algunos cortafuegos
- Unidades de energía de reserva
Siguiendo con el trabajo de organización, querrá indicar dónde están sus activos en el mundo. Para muchas organizaciones de TI de grandes empresas, es común tener un número relativamente pequeño de grandes centros de datos (a menudo alojados o co-ubicados) y una gran cantidad de pequeñas salas de datos. Sus proveedores necesitarán saber dónde se encuentran estos activos por: País, Estado, Ciudad y Dirección de las instalaciones. Por lo tanto, asegúrese de que este detalle aparezca en su hoja de cálculo por cada activo.
Como se señaló en la primera parte de esta serie sobre los dispositivos escalables, es extremadamente importante que proporcione los detalles de configuración por número de serie en una pestaña Excel separada para estos dispositivos. Las razones son muchas.
Selección de SLA y agrupación de lotes
Aquí entrarán en juego las sesiones de colaboración con las operaciones de TI en las que se habló del riesgo. Deberá asignar unos SLA (acuerdos de nivel de servicio) mínimos a cada activo o agrupación de activos. Los SLA estándar suelen ser los siguientes, pero también puede haber permutaciones de los mismos, según sea necesario:
- 24x7x4 (cobertura veinticuatro horas al día, siete días a la semana, con respuesta in situ en cuatro horas)
- 9x5x4 (cobertura de nueve horas al día, cinco días a la semana, respondiendo in situ en cuatro horas)
- 9x5xNBD (cobertura nueve horas al día, cinco días a la semana, respondiendo in situ la mañana del siguiente día laborable)
Muchas veces los activos de producción son estrictamente 24x7x4 mientras que los equipos de desarrollo o de reserva pueden recibir un SLA menor, como 9x5x4 o 9x5xNBD. Sin embargo, el grupo de TI puede haber diseñado la resistencia en la infraestructura, o el propio equipo puede tener tal resistencia que la necesidad de tener una pieza reemplazada puede esperar hasta la mañana siguiente. No es necesario pagar por un servicio 24x7x4 si puede esperar hasta la mañana siguiente con muy poco riesgo.
En algunos casos, los dispositivos específicos pueden ser de una naturaleza tal que simplemente deben permanecer con el fabricante, por ahora. La prueba de fuego en este caso es si el dispositivo tiene menos de un año y requiere actualizaciones y parches frecuentes. En ese caso, hay que dejar pasar la garantía del fabricante.
A veces, un dispositivo presenta tal riesgo para el negocio debido a la función que desempeña que hay que ser muy cuidadoso con la decisión de adjudicación. Pero hay que tener en cuenta la capacidad percibida de su proveedor para cumplir un acuerdo de nivel de servicio deseado antes de descartar totalmente la oportunidad de contener los costes. He visto muchos casos en los que el mantenimiento por parte de terceros es realmente superior al mantenimiento por parte de los fabricantes, así que no se apresure a decidirse por el fabricante.
El tema de la calidad del servicio y la capacidad de un proveedor para cumplir sistemáticamente los SLA acordados es lo suficientemente importante y detallado como para merecer su propio blog. Así que, por ahora, seleccione sus SLAs basándose en una suposición razonable de la calidad del servicio. Pero debe hacer muchas preguntas a sus proveedores.
Desde el punto de vista del procedimiento, es bastante común tener una serie de "Lotes". Los lotes pueden agruparse por tipo de activo (servidor, almacenamiento o red) o por ubicación geográfica, por SLA, o por combinaciones de tipo, ubicación y SLA. Las agrupaciones de lotes pueden presentar varios escenarios de compra para que usted y su equipo puedan ver el riesgo/recompensa y tomar decisiones de adjudicación informadas una vez que los resultados lleguen. Los proveedores pueden ser aprobados para ofertar en todas o sólo en algunas de estas agrupaciones de lotes, dependiendo de su evaluación del proveedor. Dedique algo de tiempo a contemplar los diferentes escenarios que desea tener como parte de la RFP, valdrá la pena y proporcionará amplias opciones para la adjudicación.
Incluso si eliges una parte de la finca para que permanezca en un Lote "Sólo OEM", el ahorro en el saldo de la RFP seguirá siendo una excelente pluma en tu gorra. Por lo tanto, si debe separar una parte de la finca para que sea un Lote solo OEM, considérelo aceptable y siga adelante.
Seguir estas directrices no sólo le ayudará a organizarse para tener éxito, sino que también proporcionará a sus candidatos a proveedores información fundamental para que puedan evaluar la solicitud de propuestas y ofrecer su mejor precio y su propuesta más precisa.
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