इस तीन-भाग लेख की पहली किस्त में हमने डेटा सेंटर हार्डवेयर और / या नेटवर्किंग सेवाओं पर केंद्रित आरएफपी प्रक्रिया के माध्यम से सक्रिय रूप से लागत नियंत्रण और विक्रेता में कमी की मांग करने के गुणों की प्रशंसा की, जिसमें आपके आईटी हितधारकों के साथ आंतरिक सहयोग के महत्व और ठोस डेटा के महत्व पर टिप्पणी की गई, जिस पर आपका विक्रेता / प्रतियोगी भरोसा कर सकते हैं।
इस श्रृंखला के भाग दो में, मैं आपके द्वारा सहयोग प्रक्रिया (आईटी ऑप्स टीमों के साथ) और लागू और / या पात्र परिसंपत्तियों के लिए सटीक डेटा के शोधन से एकत्रित किए गए विस्तार के अगले चरण के शोधन का वर्णन करता हूं। इन चरणों में महत्वपूर्णता (इनपुट के आधार पर) द्वारा आईटी परिसंपत्तियों का वर्गीकरण और कम जोखिम के साथ बचत को संतुलित करने के लिए एसएलए का एक साझेदार चयन शामिल है। अधिक विशेष रूप से, मैं अगले चरण के प्रबंधन के लिए तर्क और पद्धति दोनों को संबोधित करता हूं: उपकरण सूची संगठन, आरएफपी स्कोप समावेशन, एसएलए चयन और लॉट ग्रुपिंग।
उपकरण सूची संगठन और RFP क्षेत्र समावेशन
पहला कदम यह निर्धारित करना है कि उपकरण लिस्टिंग में क्या शामिल होने जा रहा है। आपका संपत्ति प्रबंधन समूह डेटाबेस उपकरण से निष्कर्षण प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए। यदि हां, तो डेटा के कई कॉलम होने की संभावना है जो आपके विक्रेता उम्मीदवारों के लिए उपयोगी या प्रासंगिक नहीं हैं। एक गाइड के रूप में आपके पास ये फ़ील्ड होने चाहिए, और बहुत अधिक नहीं:
- मद
- सीरियल नंबर
- वारंटी अंत
- निर्माता
- नमूना
- कक्षा
- SLA
- स्थान
यदि आपका परिसंपत्ति प्रबंधन समूह इन सभी क्षेत्रों को ट्रैक नहीं करता है, तो उन पर बहुत कठिन न हों - कई नहीं करते हैं। उस स्थिति में, आपको उन व्यावसायिक क्षेत्रों में जाने की आवश्यकता होगी जिनके पास संपत्ति है और संपत्ति सूचियों का अनुरोध करते हैं - वर्तमान नवीकरण अनुबंध बहुत उपयोगी होंगे। इसके बावजूद, सुनिश्चित करें कि आपके पास आपके पर्यावरण में पोस्ट-वारंटी क्या है, इसकी अच्छी समझ है। यह पोस्ट-वारंटी उपकरण है जो सबसे बड़ी बचत प्रदान करेगा। और, इस हद तक कि आपके पास डिवाइस पर कोई शेष वारंटी है, आप अपने विक्रेताओं के साथ उस वारंटी का लाभ उठाने की कोशिश करना चाहते हैं।
एक नोट के रूप में, नेटवर्क या डेटा केंद्रों के लिए सामान्य विशेष उपकरण हैं जो तीसरे पक्ष के रखरखाव के लिए विशेष रूप से उपयुक्त नहीं हैं। इन प्रकारों की एक छोटी सूची जिन्हें बाहर रखा जाना चाहिए, वे हैं:
- लोड Balancers
- WAN त्वरक
- कुछ फ़ायरवॉल
- बैकअप पावर इकाइयों
संगठनात्मक कार्य को जारी रखते हुए, आप यह इंगित करना चाहेंगे कि आपकी संपत्ति दुनिया में कहां है। कई बड़े उद्यम आईटी संगठनों के लिए, अपेक्षाकृत कम संख्या में बड़े डेटा केंद्रों (अक्सर होस्ट किए गए या सह-स्थित) और बड़ी मात्रा में छोटे डेटा रूम होना आम है। आपके विक्रेताओं को यह जानने की आवश्यकता होगी कि ये संपत्तियां कहां हैं: देश, राज्य, शहर और सुविधा पता। इसलिए, सुनिश्चित करें कि यह विवरण प्रति-संपत्ति के आधार पर आपकी स्प्रेडशीट में दिखाई देता है।
जैसा कि स्केलेबल उपकरणों के बारे में इस श्रृंखला के भाग एक में उल्लेख किया गया है, यह बेहद महत्वपूर्ण है कि आप इन उपकरणों के लिए एक अलग एक्सेल टैब पर सीरियल नंबर द्वारा कॉन्फ़िगरेशन विवरण प्रदान करें। इसके कई कारण हैं।
SLA चयन और लॉट समूहीकरण
आईटी संचालन के साथ आपके सहयोगी सत्र जहां आपने जोखिम पर चर्चा की थी, यहां खेल में आएंगे। आपको प्रत्येक संपत्ति या परिसंपत्तियों के समूह को न्यूनतम एसएलए (सेवा स्तर समझौता) असाइन करने की आवश्यकता होगी। मानक एसएलए को आम तौर पर नीचे निम्नानुसार सूचीबद्ध किया जाता है, लेकिन आवश्यकतानुसार इनमें से क्रमपरिवर्तन भी हो सकते हैं:
- 24x7x4 (कवरेज चौबीस घंटे एक दिन, सप्ताह में सात दिन, चार घंटे में साइट पर प्रतिक्रिया)
- 9x5x4 (कवरेज दिन में नौ घंटे, सप्ताह में पांच दिन, चार घंटे में साइट पर प्रतिक्रिया देना)
- 9x5xNBD (कवरेज दिन में नौ घंटे, सप्ताह में पांच दिन, अगले व्यावसायिक दिन की सुबह साइट पर प्रतिक्रिया देना)
कई बार उत्पादन परिसंपत्तियां सख्ती से 24x7x4 होती हैं जबकि विकास या बैक-अप उपकरण कम एसएलए प्राप्त कर सकते हैं, जैसे कि 9x5x4 या 9x5xNBD। हालांकि, आईटी समूह ने बुनियादी ढांचे में लचीलापन डिजाइन किया हो सकता है, या उपकरण में ही ऐसी लचीलापन हो सकता है कि एक हिस्से को बदलने की आवश्यकता अगली सुबह तक इंतजार कर सकती है। 24x7x4 सेवा के लिए भुगतान करने की कोई आवश्यकता नहीं है यदि यह बहुत कम जोखिम के साथ सुबह तक इंतजार कर सकता है।
कुछ मामलों में विशिष्ट उपकरण एक प्रकृति के हो सकते हैं कि उन्हें अभी के लिए निर्माता के साथ रहने की आवश्यकता है। यहां लिटमस परीक्षण यह है कि डिवाइस एक वर्ष से कम पुराना है और इसके लिए लगातार अपडेट और पैच की आवश्यकता होती है। उस मामले में, निर्माता की वारंटी की सवारी करें।
कभी-कभी एक डिवाइस उस कार्य के कारण इस तरह के व्यावसायिक जोखिम को प्रस्तुत करता है जो यह करता है कि आपको अपने पुरस्कार के निर्णय के साथ अल्ट्रा-सावधान रहना होगा। लेकिन एक वांछित एसएलए को पूरा करने के लिए आपके विक्रेता की कथित क्षमताओं को लागत को शामिल करने के अवसर को पूरी तरह से अनदेखा करने से पहले विचार किया जाना चाहिए। मैंने कई उदाहरण देखे हैं जहां तीसरे पक्ष का रखरखाव वास्तव में ओईएम रखरखाव से बेहतर है, इसलिए निर्माता के लिए निर्णय लेने के लिए बहुत जल्दी न करें।
सेवा की गुणवत्ता का विषय और लगातार सहमत SLAs को पूरा करने के लिए एक विक्रेता की क्षमता दोनों काफी महत्वपूर्ण है और पर्याप्त विस्तृत है कि यह वास्तव में अपने ब्लॉग के हकदार हैं। तो अभी के लिए, सेवा की गुणवत्ता की एक उचित धारणा के आधार पर अपने SLAs का चयन करें। लेकिन, आपको अपने विक्रेताओं से बहुत सारे प्रश्न पूछने चाहिए।
एक प्रक्रियात्मक परिप्रेक्ष्य से, कई "लॉट" होना काफी आम है। बहुत से संपत्ति प्रकार (सर्वर, भंडारण या नेटवर्क) या भौगोलिक स्थान, SLA द्वारा, या प्रकार, स्थान और SLA के संयोजन द्वारा समूहीकृत किया जा सकता है। लॉट ग्रुपिंग विभिन्न खरीद परिदृश्यों को प्रस्तुत कर सकते हैं ताकि आप और आपकी टीम जोखिम / इनाम देख सकें और परिणाम आने के बाद सूचित पुरस्कार निर्णय ले सकें। विक्रेताओं को विक्रेता के आपके मूल्यांकन के आधार पर इन बहुत समूहों में से सभी, या केवल कुछ के लिए बोली लगाने के लिए अनुमोदित किया जा सकता है। विभिन्न परिदृश्यों पर विचार करने में कुछ समय बिताएं जो आप आरएफपी के हिस्से के रूप में रखना चाहते हैं, यह सार्थक होगा और पुरस्कार के लिए पर्याप्त विकल्प प्रदान करेगा।
यहां तक कि अगर आपने "OEM केवल" लॉट में रहने के लिए संपत्ति का एक हिस्सा चुना है, तो RFP के संतुलन पर बचत अभी भी आपकी टोपी में एक उत्कृष्ट पंख होगी। इसलिए, यदि आपको संपत्ति के एक हिस्से को OEM-केवल लॉट होने के लिए अलग करना होगा, तो उस स्वीकार्य पर विचार करें और आगे बढ़ें।
इन दिशानिर्देशों का पालन न केवल आपको सफलता के लिए व्यवस्थित करने में मदद करेगा, बल्कि आपके विक्रेता उम्मीदवारों को जानकारी भी प्रदान करेगा जो उनके लिए आरएफपी का मूल्यांकन करने और उनका सबसे अच्छा मूल्य निर्धारण और सबसे सटीक प्रस्ताव प्रदान करने के लिए महत्वपूर्ण है।
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