第1回目の記事では、データセンターのハードウェアやネットワークサービスに関するRFPプロセスを通じて、コスト抑制やベンダーの削減に積極的に取り組むことの素晴らしさを紹介し、IT関係者とのコラボレーションの重要性や、ベンダーやコンテスト参加者が信頼できる確かなデータの重要性について解説しました。
本シリーズのパート2では、コラボレーション・プロセス（IT運用チームとの）で収集した詳細情報を次の段階で精査し、適用可能な資産や対象となる資産の正確なデータを精査することについて説明します。この段階では、入力内容に基づいてIT資産を重要度別に分類し、節約効果と軽減されたリスクのバランスを考慮してSLAをパートナーと一緒に選択します。より具体的には、次のステップの管理のための論理と方法論の両方について説明します。具体的には、機器リストの編成、RFPスコープの包含、SLAの選択、ロットのグルーピングといった次のステップの管理について、論理と方法論の両方を説明します。
機器リストの構成とRFPの範囲に含まれるもの
最初のステップは、機器のリストに何を含めるかを決めることです。資産管理グループは、データベースツールからの抽出データを提供できるはずです。そうであれば、ベンダー候補の参考にならない、あるいは関連性のないデータの列がたくさんあるはずです。目安としては、これらのフィールドが必要であり、それ以上は必要ありません。
- アイテム
- シリアルナンバー
- 保証終了
- メーカー
- モデル
- クラス
- SLA
- 所在地
資産管理グループがこれらのフィールドをすべて追跡していない場合でも、あまり気にする必要はありません（多くの場合、追跡していません）。そのような場合は、資産を持っているビジネスセグメントに行って、資産リストを要求する必要があります。いずれにしても、あなたの環境では、何が保証期間終了後なのかをよく理解しておく必要があります。保証期間終了後の機器こそが、最大の節約効果をもたらすのです。 そして、機器に保証が残っている場合には、ベンダーと一緒にその保証を活用するようにしましょう。
注意点として、ネットワークやデータセンターに共通する特殊な機器の中には、サードパーティによるメンテナンスには特に適していないものがあります。除外すべきタイプの簡単なリストは以下のとおりです。
- ロードバランサー
- WANアクセラレータ
- 特定のファイアウォール
- バックアップ電源ユニット
組織的な作業を続けると、自分の資産が世界のどこにあるのかを示すことになります。多くの大規模なエンタープライズIT企業では、比較的少数の大規模なデータセンター（ホスト型や共同設置型が多い）と、大量の小規模なデータルームがあるのが一般的です。ベンダーは、これらの資産がどこにあるかを知る必要があります。国、州、市、施設の住所。そのため、この詳細が資産ごとにスプレッドシートに表示されていることを確認してください。
スケーラブルデバイスに関する本シリーズのパート1で述べたように、これらのデバイスについては、シリアル番号による構成の詳細を別のエクセルタブで提供することが非常に重要です。その理由は様々です。
SLA選択とロットグルーピング
ここでは、リスクについて話し合ったIT運用部門との共同作業が活きてきます。各資産または資産のグループには、最低限のSLA（サービスレベルアグリーメント）を割り当てる必要があります。標準的なSLAは、一般的に以下のようなものですが、必要に応じてこれらを組み合わせても構いません。
- 24x7x4（24時間365日対応、4時間でオンサイト対応）
- 9x5x4（1日9時間、週5日のカバー、4時間でオンサイト対応）
- 9x5xNBD（1日9時間、週5日のカバレッジ、翌営業日午前中のオンサイト対応）
多くの場合、本番環境は24x7x4に厳密に設定されていますが、開発機器やバックアップ機器は9x5x4や9x5xNBDなど、SLAが低く設定されている場合があります。しかし、ITグループがインフラに耐障害性を設計していたり、機器自体に耐障害性があり、部品交換の必要があっても翌朝まで待つことができる場合もあります。朝まで待つことができるなら、24x7x4のサービスにお金を払う必要はありませんし、リスクもほとんどありません。
場合によっては、特定のデバイスが、今のところ、メーカーのままである必要があることもあります。ここでのリトマス試験は、そのデバイスが1年未満で、頻繁なアップデートやパッチを必要とする場合です。そのような場合は、メーカーの保証を利用してください。
時には、そのデバイスが果たす機能のためにビジネス上のリスクがあり、導入決定には細心の注意を払わなければならないこともあります。しかし、コスト削減の機会を完全に無視する前に、望ましいSLAを満たすためのベンダーの能力を考慮すべきです。私は、サードパーティのメンテナンスが実際にはOEMメンテナンスよりも優れているという多くの例を見てきましたので、メーカーの決定を早まらないようにしてください。
サービス品質とベンダーが合意されたSLAを一貫して満たす能力についての話題は、十分に重要であり、かつ詳細であるため、別のブログに値するものです。今のところは、サービス品質の合理的な仮定に基づいてSLAを選択してください。しかし、ベンダーには多くの質問をする必要があります。
手続きの観点からは、いくつかの "Lot "を持つことがよくあります。ロットは、資産の種類（サーバー、ストレージ、ネットワーク）、地理的な場所、SLA、または種類、場所、SLAの組み合わせによってグループ化することができます。ロットのグループ化により、様々な購入シナリオを提示することができるため、結果が出た時点で、お客様とお客様のチームはリスクとリターンを確認し、十分な情報に基づいて購入を決定することができます。ベンダーは、ベンダーに対する評価に応じて、これらのロットグループのすべて、または一部のみの入札を承認することができます。RFPの一部として必要な様々なシナリオを検討するために時間を費やすことは有意義であり、受賞のための十分な選択肢を提供します。
たとえ遺産の一部を「OEMのみ」のLotに残すことを選択したとしても、RFPの残余部分の節約は素晴らしい羽目になります。ですから、もし遺産の一部をOEMのみのロットにしなければならない場合は、それを受け入れて次のステップに進みましょう。
これらのガイドラインに従うことは、成功のための組織作りに役立つだけでなく、ベンダー候補者がRFPを評価し、最適な価格と最も正確な提案を提供するために重要な情報を提供することになります。
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