Dalam angsuran pertama dari artikel tiga bagian ini, kami memuji kebajikan secara proaktif mencari penahanan biaya dan pengurangan vendor melalui proses RFP yang berfokus pada perangkat keras dan / atau layanan jaringan pusat data, dengan komentar tentang pentingnya kolaborasi internal dengan pemangku kepentingan TI Anda dan pentingnya data yang solid yang dapat diandalkan vendor / kontestan Anda.
Pada Bagian Dua dari seri ini, saya menjelaskan penyempurnaan detail tahap berikutnya yang telah Anda kumpulkan dari proses kolaborasi (dengan tim OPS TI) dan penyempurnaan data akurat untuk aset yang berlaku dan / atau memenuhi syarat. Langkah-langkah ini termasuk kategorisasi aset TI dengan kekritisan (berdasarkan input) dan pilihan CERCAan yang bermitra untuk menyeimbangkan tabungan dengan risiko yang dikurangi. Lebih khusus lagi, saya membahas logika dan metodologi untuk manajemen langkah selanjutnya dari: Organisasi Daftar Peralatan, Inklusi Lingkup RFP, Seleksi SLA dan Pengelompokan Lot.
Organisasi Daftar Peralatan & Inklusi Lingkup RFP
Langkah pertama adalah menentukan apa yang akan dimasukkan dalam daftar peralatan. Kelompok manajemen aset Anda harus dapat memberikan ekstraksi dari alat database. Jika demikian, kemungkinan ada banyak kolom data yang banyak tidak membantu atau relevan untuk kandidat vendor Anda. Sebagai panduan Anda harus memiliki bidang ini, dan tidak terlalu banyak lagi:
- Benda
- Nomor Seri
- Garansi Berakhir
- Produsen
- Pola
- Kelas
- SLA
- Tempat
Jika kelompok manajemen aset Anda TIDAK melacak semua bidang ini, jangan terlalu keras pada mereka – banyak yang tidak. Dalam hal ini, Anda harus pergi ke segmen bisnis yang memiliki aset dan meminta daftar aset – kontrak perpanjangan saat ini akan sangat membantu. Bagaimanapun, pastikan Bahwa Anda memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang pasca-garansi di lingkungan Anda. Ini adalah peralatan pasca-garansi yang akan memberikan penghematan terbesar. Dan, sejauh Anda memiliki garansi yang tersisa pada perangkat, Anda ingin mencoba dan memanfaatkan garansi itu dengan vendor Anda.
Sebagai catatan, ada perangkat khusus yang umum untuk jaringan atau pusat data yang tidak terlalu cocok untuk pemeliharaan pihak ketiga. Daftar singkat dari jenis-jenis yang harus dikecualikan adalah:
- Penyeimbang Beban
- Akselerator WAN
- Firewall tertentu
- Unit Daya Cadangan
Melanjutkan pekerjaan organisasi, Anda akan ingin menunjukkan di mana aset Anda berada di dunia. Bagi banyak organisasi TI perusahaan besar, adalah umum untuk memiliki sejumlah kecil pusat data besar (sering dihosting atau co-located) dan sejumlah besar ruang data kecil. Vendor Anda perlu tahu di mana aset ini berada: Negara, Negara Bagian, Kota, dan Alamat Fasilitas. Jadi, pastikan bahwa detail ini muncul di spreadsheet Anda berdasarkan per aset.
Seperti dicatat di bagian satu dari seri ini tentang perangkat yang dapat diskalakan, sangat penting bahwa Anda memberikan rincian konfigurasi dengan nomor seri pada tab excel terpisah untuk perangkat ini. Alasannya banyak.
Seleksi SLA dan Pengelompokan Lot
Sesi kolaboratif Anda dengan operasi TI di mana Anda membahas risiko akan ikut bermain di sini. Anda harus menetapkan TA minimum (perjanjian tingkat layanan) untuk setiap aset atau pengelompokan aset. SLA standar umumnya terdaftar sebagai berikut di bawah ini, tetapi juga ada permutasi ini, jika perlu:
- 24x7x4 (cakupan dua puluh empat jam sehari, tujuh hari seminggu, merespons di tempat dalam empat jam)
- 9x5x4 (cakupan sembilan jam sehari, lima hari seminggu, merespons di tempat dalam empat jam)
- 9x5xNBD (cakupan sembilan jam sehari, lima hari seminggu, merespons di tempat pagi hari kerja berikutnya)
Banyak kali aset produksi benar-benar 24x7x4 sementara pengembangan atau peralatan cadangan dapat menerima SLA yang lebih rendah, seperti 9x5x4 atau 9x5xNBD. Namun, kelompok TI mungkin telah merancang ketahanan ke dalam infrastruktur, atau peralatan itu sendiri mungkin memiliki ketahanan sedemikian rupa sehingga kebutuhan untuk mengganti bagian dapat menunggu sampai pagi berikutnya. Tidak perlu membayar untuk layanan 24x7x4 jika bisa menunggu sampai pagi dengan risiko yang sangat kecil.
Dalam beberapa kasus perangkat TERTENTU mungkin bersifat bahwa mereka hanya perlu tinggal dengan produsen, untuk saat ini. Tes lakmus di sini adalah jika perangkat berusia kurang dari satu tahun dan membutuhkan pembaruan dan tambalan yang sering. Dalam hal ini, naik keluar garansi produsen.
Terkadang perangkat menghadirkan risiko bisnis seperti itu karena fungsi yang dilakukan sehingga Anda harus sangat berhati-hati dengan keputusan penghargaan Anda. Tetapi kemampuan yang dirasakan dari vendor Anda untuk memenuhi SLA yang diinginkan harus dipertimbangkan sebelum benar-benar mengabaikan kesempatan untuk menahan biaya. Saya telah melihat banyak contoh di mana Pemeliharaan Pihak Ketiga sebenarnya lebih unggul dari pemeliharaan OEM, jadi jangan terlalu cepat untuk memilih pabrikan.
Topik kualitas layanan dan kemampuan vendor untuk secara konsisten memenuhi SLA yang disepakati cukup penting dan cukup rinci sehingga benar-benar layak mendapatkan blognya sendiri. Jadi untuk saat ini, pilih SLA Anda berdasarkan asumsi kualitas layanan yang masuk akal. Tapi, Anda harus mengajukan banyak pertanyaan tentang vendor Anda.
Dari perspektif prosedural, sangat umum untuk memiliki sejumlah "Banyak." Lot dapat dikelompokkan berdasarkan jenis aset (server, penyimpanan atau jaringan) atau berdasarkan lokasi geografis, oleh SLA, atau dengan kombinasi jenis, lokasi dan SLA. Pengelompokan lot dapat menyajikan berbagai skenario pembelian sehingga Anda dan tim Anda dapat melihat risiko / imbalan dan membuat keputusan penghargaan berdasarkan informasi setelah hasilnya masuk. Vendor dapat disetujui untuk menawar semua, atau hanya beberapa, dari pengelompokan lot ini tergantung pada evaluasi Anda terhadap vendor. Luangkan waktu untuk mempertimbangkan berbagai skenario yang ingin Anda miliki sebagai bagian dari RFP, itu akan bermanfaat dan akan memberikan banyak pilihan untuk penghargaan.
Bahkan jika Anda memilih sebagian dari perkebunan untuk tetap berada di Lot "OEM Only", penghematan pada keseimbangan RFP masih akan menjadi bulu yang sangat baik di topi Anda. Jadi, jika Anda harus memisahkan sebagian dari perkebunan untuk menjadi Lot oem saja, pertimbangkan itu dapat diterima dan lanjutkan.
Mengikuti panduan ini tidak hanya akan membantu Anda mengatur kesuksesan, tetapi juga akan memberikan informasi kepada kandidat vendor Anda yang sangat penting bagi mereka untuk mengevaluasi RFP dan memberikan harga terbaik dan proposal yang paling akurat.
XSi Cisco Lifecycle &Asset Assurance – Layanan Baru Diumumkan pada 2019!
Jika Anda mencari solusi pemeliharaan TI Cisco yang lebih cerdas (pertimbangkan kepatuhan hak Cisco), Anda masih dapat mengakses pengumuman dan buletin khusus kami.
Ikuti kami di LinkedIn
