Quando i professionisti dell'approvvigionamento IT cercano proattivamente il contenimento dei costi e la riduzione dei fornitori nei loro obiettivi per il 2020, una delle strategie dovrebbe includere un focus sulle spese operative dell'hardware (data center e/o networking) e le proposte di valore comprovato del mercato del supporto hardware indipendente. Molti di noi in questo settore del supporto indipendente, così come gli analisti di Gartner, hanno scoperto che le RFP standardizzate troppo spesso includono componenti/domande che non si applicano. Eppure, quasi tutte le RFP per la manutenzione dell'hardware sono gravemente carenti degli elementi fondamentali che aiuterebbero a bilanciare la riduzione dei costi con un rischio ridotto al minimo. In effetti, queste RFP sono spesso bidimensionali e permettono una rappresentazione errata e un servizio inferiore alla media. Aiutateci, aiutate voi! Questo blog in tre parti è progettato per educare, mentre attira una maggiore attenzione sulle migliori pratiche interne, sugli elementi critici delle RFP, sulla prioritizzazione delle risorse e su un costo ridotto senza sacrificare il servizio necessario.
Questa prima puntata si concentrerà su due aspetti molto specifici dei contratti di servizio di manutenzione dell'hardware del centro dati: l'importanza della collaborazione interna e la qualità dei dati.
Creare una cultura della collaborazione con il tuo cliente IT interno
È improbabile che un'eccessiva enfasi su questo punto possa verificarsi - dovete lavorare a stretto contatto con il ramo IT per avere un evento e un risultato di transizione di successo. Ottieni il buy-in da più in alto possibile nell'organizzazione IT, e fai in modo che questo dirigente si assicuri che il suo staff prenda sul serio questo progetto. Non sarà un solo incontro, ma una serie di incontri nel corso del processo RFP. Abbiamo visto molti eventi estendersi per più di otto mesi dall'inizio alla conclusione, e quando sono organizzati correttamente, danno ampie opportunità di ottenere tutto il consenso e il feedback necessari.
Una mentalità collaborativa è importante perché molte volte, per essere efficaci e di successo, bisogna essere dirompenti. In questo caso, dirompente può essere sostenere un approccio diverso nella selezione e gestione dei fornitori nello spazio, il "modo in cui le cose sono sempre state fatte" dovrebbe essere sfidato. Non rifuggite da questo, ma assicuratevi che questa mentalità collaborativa garantisca che sia l'approvvigionamento IT che i vostri stakeholder abbiano una comprensione chiara e reciproca di questo tipo di argomenti:
- Come identificate, valutate e mitigate il rischio di interruzione di disponibilità/uptime nella vostra organizzazione IT?
- In quale rischio d'interruzione potrebbero mettervi le politiche e le pratiche del vostro potenziale fornitore?
- Quale quantità di rischio siete disposti ad accettare, su quale/i gruppo/i di attività e per quale ricompensa?
- Oltre al rischio di interruzione, quale rischio commerciale potreste incontrare?
- Se state incontrando paura, incertezza o dubbio proiettati su di voi, come fate a determinare ciò che è reale da ciò che è artificiale (FUD)?
- Ci sono politiche del fornitore che ti limitano da una certa linea d'azione? Quali soluzioni si potrebbero trovare per queste politiche?
- Come il gruppo darà un punteggio e classificherà le offerte? Che peso potreste dare al risparmio, rispetto alla qualità e alla certezza/chiarità della soluzione?
Queste conversazioni dovrebbero dare corpo a un elenco di requisiti e obiettivi in ordine di priorità. Quindi, sedetevi con i vostri partner IT e discutete, poi stabilite le priorità. Sia voi che i vostri stakeholder IT dovete avere un'ottima comprensione di come il rischio si possa manifestare nei contratti di supporto per data center/apparecchiature di rete, e quale grado di rischio sia accettabile per quale ammontare di ricompensa. In questo modo sarete molto meglio preparati a implementare tattiche guidate da una strategia che è direttamente focalizzata sul raggiungimento di questi obiettivi prioritari. L'ultima situazione che volete è quella di stipulare un contratto per un risparmio formidabile che è carico di rischi che non avevate previsto. Abbiamo sentito delle storie dell'orrore, ma sappiamo che si possono davvero evitare!
Lavorare per ottenere i dati più dettagliati possibili, in anticipo
Senza informazioni dettagliate sulle risorse di server/storage/rete, e in particolare sulla configurazione personalizzabile/scalabile di queste risorse, i vostri concorrenti venditori dovranno indovinare o fare supposizioni su dettagli molto importanti. Dettagli che, se sconosciuti dal team di supporto del fornitore, renderanno difficile se non impossibile per loro soddisfare uno SLA concordato. Un problema secondario, che comporta un rischio commerciale, è che senza dettagli specifici un fornitore potrebbe (inaccuratamente) assumere la configurazione più bassa possibile e offrire di conseguenza. Questo sembra ottimo in superficie perché la percezione del risparmio può farvi sembrare eroici, ma è probabile che il vostro fornitore sostenga che certi aspetti (CPU multiple in un sistema, per esempio) non sono coperti dal contratto. Potrebbero quindi richiedere ordini di modifica che potrebbero non solo degradare i vostri risparmi, ma creare una situazione in cui il vostro secondo fornitore in realtà aveva l'offerta migliore. Oy! Che pasticcio! La chiarezza è la cosa migliore!
Come minimo, dovreste avere queste informazioni. E francamente, questo è abbreviato e mostrato qui come illustrazione:
Per tutti i tipi di dispositivi:
- Fare
- Modello
- Numero di serie
- Posizione (paese, città, stato, struttura, stanza/gabbia)
- Livello di servizio preferito
Per i server:
- Numero di core della CPU e MHz
- Quantità di memoria fisica
- Numero e capacità dei dispositivi di archiviazione: disco e nastro
- Il numero di Host Bus Adapters (HBA)
- La presenza di qualsiasi dispositivo collegato esternamente
Per la memoria di massa:
- Numero e capacità dei dispositivi di memorizzazione: disco o nastro
- La quantità e la capacità della memoria cache
Per i dispositivi di rete configurabili, la cosa migliore è eseguire un comando "inventario":
- Per i dispositivi Cisco questo è: show inventory, e in alcuni casi show diag o show module - gli altri OEM hanno il loro corollario.
Questo può sembrare un po' scoraggiante, ma il vostro personale IT e di rete dovrebbe avere già queste informazioni o essere in grado di raccoglierne la maggior parte, se non tutte. È VERAMENTE importante ottenere il maggior numero possibile di queste informazioni.
Applicare un'attenta considerazione e un diligente follow-through a questi argomenti sarà tremendamente utile nella vostra prossima RFP per il servizio di manutenzione dell'hardware per l'attrezzatura del data center. Si vedano le parti due e tre di questo articolo per ulteriori e più specifiche raccomandazioni.
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