Dans le premier volet de cet article en trois parties, nous avons vanté les mérites de la recherche proactive de la maîtrise des coûts et de la réduction des fournisseurs par le biais d'un processus d'appel d'offres axé sur le matériel de centre de données et/ou les services de mise en réseau, avec des commentaires sur l'importance de la collaboration interne avec vos parties prenantes informatiques et l'importance de données solides sur lesquelles vos fournisseurs/concurrents peuvent s'appuyer.
Dans la deuxième partie de cette série, je décris l'étape suivante qui consiste à affiner les détails que vous avez rassemblés à partir du processus de collaboration (avec les équipes d'exploitation informatique) et à affiner les données précises pour les actifs applicables et/ou éligibles. Ces étapes comprennent une catégorisation des actifs informatiques par criticité (sur la base des données fournies) et une sélection en partenariat des accords de niveau de service afin d'équilibrer les économies et l'atténuation des risques. Plus précisément, j'aborde à la fois la logique et la méthodologie pour la gestion des étapes suivantes : L'organisation de la liste des équipements, les inclusions de l'étendue de la demande de propositions, la sélection des SLA et le regroupement des lots.
Organisation de la liste des équipements et inclusion dans la portée de la DP
La première étape consiste à déterminer ce qui va être inclus dans la liste des équipements. Votre groupe de gestion des actifs devrait être en mesure de fournir une extraction de l'outil de base de données. Si c'est le cas, il y aura probablement de nombreuses colonnes de données qui ne seront pas utiles ou pertinentes pour vos candidats fournisseurs. À titre indicatif, vous devriez avoir ces champs, et pas trop d'autres :
- Article
- Numéro de série
- Fin de la garantie
- Fabricant
- Modèle
- Classe
- ALS
- Localisation
Si votre groupe de gestion des actifs n'assure PAS le suivi de tous ces champs, ne soyez pas trop dur avec lui - beaucoup ne le font pas. Dans ce cas, vous devrez vous adresser aux secteurs d'activité qui possèdent les actifs et demander des listes d'actifs - les contrats de renouvellement actuels seront très utiles. Quoi qu'il en soit, assurez-vous d'avoir une bonne compréhension de ce qui est post-garantie dans votre environnement. Ce sont les équipements post-garantie qui permettront de réaliser les plus grandes économies. Et, dans la mesure où il vous reste une garantie sur un appareil, vous devez essayer de tirer parti de cette garantie avec vos fournisseurs.
À titre de remarque, il existe des dispositifs spécialisés communs aux réseaux ou aux centres de données qui ne sont pas particulièrement adaptés à une maintenance par un tiers. Voici une courte liste de ces types d'appareils à exclure :
- Équilibreurs de charge
- Accélérateurs WAN
- Certains pare-feu
- Unités d'alimentation de secours
En poursuivant le travail d'organisation, vous voudrez indiquer où se trouvent vos actifs dans le monde. Pour de nombreuses grandes entreprises informatiques, il est courant de disposer d'un nombre relativement restreint de grands centres de données (souvent hébergés ou co-localisés) et d'un grand nombre de petites salles de données. Vos fournisseurs devront savoir où se trouvent ces actifs : Pays, État, ville et adresse de l'installation. Veillez donc à ce que ce détail apparaisse dans votre feuille de calcul sur une base par actif.
Comme indiqué dans la première partie de cette série sur les dispositifs évolutifs, il est extrêmement important que vous fournissiez les détails de configuration par numéro de série sur un onglet Excel séparé pour ces dispositifs. Les raisons en sont multiples.
Sélection des ANS et regroupement des lots
Vos sessions de collaboration avec les opérations informatiques, au cours desquelles vous avez discuté des risques, entreront en jeu ici. Vous devrez attribuer des SLA (accords de niveau de service) minimums à chaque actif ou groupe d'actifs. Les SLA standard sont généralement énumérés ci-dessous, mais il peut également y avoir des permutations de ceux-ci, selon les besoins :
- 24x7x4 (couverture vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sept jours sur sept, réponse sur site en quatre heures)
- 9x5x4 (couverture neuf heures par jour, cinq jours par semaine, réponse sur site en quatre heures)
- 9x5xNBD (couverture neuf heures par jour, cinq jours par semaine, réponse sur place le matin du jour ouvrable suivant)
Souvent, les actifs de production sont strictement 24x7x4, tandis que les équipements de développement ou de secours peuvent bénéficier d'un accord de niveau de service inférieur, tel que 9x5x4 ou 9x5xNBD. Cependant, le groupe informatique peut avoir intégré la résilience dans l'infrastructure, ou l'équipement lui-même peut avoir une telle résilience que la nécessité de remplacer une pièce peut attendre le lendemain matin. Il n'est pas nécessaire de payer un service 24x7x4 s'il peut attendre jusqu'au matin avec très peu de risques.
Dans certains cas, des appareils spécifiques peuvent être d'une nature telle qu'ils doivent simplement rester chez le fabricant, pour le moment. Le test décisif ici est si l'appareil a moins d'un an et nécessite des mises à jour et des correctifs fréquents. Dans ce cas, faites jouer la garantie du fabricant.
Parfois, un appareil présente un tel risque commercial en raison de la fonction qu'il remplit que vous devez être extrêmement prudent dans votre décision d'attribution. Mais les capacités perçues de votre fournisseur à respecter un accord de niveau de service souhaité doivent être prises en compte avant de négliger totalement l'opportunité de limiter les coûts. J'ai vu de nombreux cas où la maintenance par un tiers était en fait supérieure à la maintenance par le fabricant, alors ne soyez pas trop rapide à décider pour le fabricant.
Le sujet de la qualité de service et de la capacité d'un fournisseur à respecter systématiquement les accords de niveau de service convenus est suffisamment important et détaillé pour mériter son propre blog. Pour l'instant, choisissez vos SLA en vous basant sur une hypothèse raisonnable de qualité de service. Mais vous devez poser beaucoup de questions à vos fournisseurs.
D'un point de vue procédural, il est assez courant d'avoir un certain nombre de "Lots". Les lots peuvent être regroupés par type d'actif (serveur, stockage ou réseau) ou par emplacement géographique, par SLA, ou par des combinaisons de type, d'emplacement et de SLA. Les regroupements de lots peuvent présenter divers scénarios d'achat afin que vous et votre équipe puissiez voir le rapport risque/récompense et prendre des décisions d'attribution en connaissance de cause une fois que les résultats sont connus. Les fournisseurs peuvent être autorisés à soumissionner pour tous ces groupes de lots, ou seulement certains d'entre eux, en fonction de votre évaluation du fournisseur. Prenez le temps d'envisager les différents scénarios que vous souhaitez inclure dans l'appel d'offres, cela en vaut la peine et vous fournira de nombreuses options pour l'attribution.
Même si vous avez choisi qu'une partie de la succession reste dans un lot "OEM uniquement", les économies réalisées sur le reste de la DP seront toujours une excellente plume dans votre chapeau. Donc, si vous devez séparer une partie de la succession pour en faire un lot "OEM uniquement", considérez cela comme acceptable et passez à autre chose.
Le respect de ces directives vous aidera non seulement à vous organiser pour réussir, mais fournira également à vos candidats vendeurs des informations essentielles pour leur permettre d'évaluer l'appel d'offres et de fournir leur meilleur prix et leur proposition la plus précise.
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