Na primeira parte deste artigo em três partes elogiamos as virtudes de procurar proactivamente a contenção de custos e a redução de fornecedores através de um processo de RFP centrado no hardware do centro de dados e/ou serviços de rede, com comentários sobre a importância da colaboração interna com os seus intervenientes de TI e a importância de dados sólidos nos quais o seu fornecedor/contestante possa confiar.
Na Parte Dois desta série, descrevo a próxima fase de refinamento de detalhes que agregou do processo de colaboração (com equipas de operações informáticas) e o refinamento de dados precisos para os activos aplicáveis e/ou elegíveis. Estas etapas incluem uma categorização dos activos de TI por criticidade (com base na entrada) e uma selecção em parceria de SLAs para equilibrar a poupança com o risco mitigado. Mais especificamente, abordo tanto a lógica como a metodologia para a gestão das próximas etapas: Organização da Lista de Equipamentos, Inclusões do Âmbito do RFP, Selecção de SLA e Agrupamento de Lotes.
Organização da Lista de Equipamento e Inclusões do Âmbito de Aplicação da RFP
O primeiro passo é determinar o que vai ser incluído na listagem do equipamento. O seu grupo de gestão de activos deverá ser capaz de fornecer uma extracção da ferramenta da base de dados. Se assim for, é provável que haja muitas colunas de dados que muitos não sejam úteis ou relevantes para os seus candidatos a fornecedor. Como guia, deverá ter estes campos, e não demasiados mais:
- Item
- Número de série
- Fim da Garantia
- Fabricante
- Modelo
- Classe
- SLA
- Localização
Se o seu grupo de gestão de activos NÃO rastreia todos estes campos, não seja demasiado duro com eles - muitos não o fazem. Nesse caso, terá de ir aos segmentos empresariais que têm os activos e solicitar listas de activos - os contratos de renovação actuais serão muito úteis. Independentemente disso, certifique-se de que tem uma boa compreensão do que é o pós-garantia no seu ambiente. É o equipamento pós-garantia que lhe proporcionará a maior economia. E, na medida em que tiver qualquer garantia remanescente sobre um dispositivo, quer tentar aproveitar essa garantia com os seus vendedores.
Como nota, existem dispositivos especializados comuns a redes ou centros de dados que não são particularmente adequados para manutenção por terceiros. Uma pequena lista destes tipos que devem ser excluídos são:
- Equilibradores de carga
- Aceleradores WAN
- Certos Firewalls
- Unidades de alimentação de reserva
Continuando com o trabalho de organização, irá querer indicar onde se encontram os seus bens no mundo. Para muitas grandes organizações empresariais de TI, é comum ter um número relativamente pequeno de grandes centros de dados (frequentemente alojados ou co-localizados) e uma grande quantidade de pequenas salas de dados. Os seus vendedores precisarão de saber onde se encontram estes activos: País, Estado, Cidade, e Endereço das Instalações. Portanto, certifique-se de que este detalhe aparece na sua folha de cálculo numa base por activo.
Como foi referido numa parte desta série sobre dispositivos escaláveis, é extremamente importante que forneça detalhes de configuração por número de série num separador excel separado para estes dispositivos. As razões são muitas.
Selecção de SLA e agrupamento de lotes
As suas sessões de colaboração com operações informáticas em que discutiu o risco entrarão em jogo aqui. Terá de atribuir SLAs mínimos (service level agreement) a cada activo ou agrupamento de activos. Os SLAs padrão são geralmente listados como se segue, mas também pode haver permutações destes, conforme necessário:
- 24x7x4 (cobertura vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana, respondendo no local em quatro horas)
- 9x5x4 (cobertura nove horas por dia, cinco dias por semana, resposta no local em quatro horas)
- 9x5xNBD (cobertura nove horas por dia, cinco dias por semana, respondendo no local na manhã do dia útil seguinte)
Muitas vezes os bens de produção são estritamente 24x7x4, enquanto o equipamento de desenvolvimento ou de reserva pode receber um SLA menor, tal como 9x5x4 ou 9x5xNBD. Contudo, o grupo de TI pode ter concebido resiliência na infra-estrutura, ou o próprio equipamento pode ter tal resiliência que a necessidade de ter uma peça substituída pode esperar até à manhã seguinte. Não há necessidade de pagar pelo serviço 24x7x4 se puder esperar até à manhã com muito pouco risco.
Em alguns casos, os dispositivos ESPECÍFICOS podem ser de natureza que simplesmente precisam de ficar com o fabricante, por enquanto. O teste decisivo aqui é se o dispositivo tem menos de um ano de idade e requer actualizações e correcções frequentes. Nesse caso, aproveite a garantia do fabricante.
Por vezes um dispositivo apresenta um tal risco comercial devido à função que desempenha que tem de ser ultra cuidadoso com a sua decisão de adjudicação. Mas a percepção das capacidades do seu fornecedor para satisfazer um SLA desejado deve ser considerada antes de ignorar totalmente a oportunidade de conter os custos. Já vi muitos casos em que a Manutenção de Terceiros é de facto superior à manutenção OEM, por isso não seja demasiado rápido a decidir pelo fabricante.
O tópico da qualidade do serviço e a capacidade de um vendedor de cumprir consistentemente os SLAs acordados é suficientemente importante e detalhado para que realmente mereça o seu próprio blogue. Portanto, por agora, seleccione os seus SLAs com base num pressuposto razoável de qualidade de serviço. Mas, deve fazer muitas perguntas aos seus vendedores.
De uma perspectiva processual, é bastante comum ter uma série de "Lotes". Os lotes podem ser agrupados por tipo de activo (servidor, armazenamento ou rede) ou por localização geográfica, por SLA, ou por combinações de tipo, localização e SLA. Os agrupamentos de lotes podem apresentar vários cenários de compra para que você e a sua equipa possam ver o risco/recompensa e tomar decisões de adjudicação informadas assim que os resultados chegarem. Os vendedores podem ser aprovados para apresentar propostas para todos, ou apenas alguns, destes agrupamentos de lotes, dependendo da sua avaliação do fornecedor. Se passar algum tempo a contemplar diferentes cenários que deseja ter como parte do RFP, valerá a pena e proporcionará amplas opções para a adjudicação.
Mesmo que tenha escolhido uma parte da propriedade para permanecer num lote "OEM Only", a poupança no saldo do RFP continuará a ser uma excelente pluma no seu boné. Assim, se tiver de separar uma parte do património para ser um Lote apenas para OEM, considere isso aceitável e siga em frente.
Seguir estas directrizes não só o ajudará a organizar-se para o sucesso, mas também fornecerá aos seus candidatos a fornecedores informações que são fundamentais para que possam avaliar o RFP e fornecer os seus melhores preços e propostas mais precisas.
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