IT-Beschaffungsgrundlagen für Ausschreibungen zur Hardware-Wartung: Teil zwei von drei

Im ersten Teil dieses dreiteiligen Artikels haben wir die Tugenden der proaktiven Kostensenkung und der Reduzierung von Anbietern durch einen Ausschreibungsprozess mit Schwerpunkt auf Rechenzentrumshardware und/oder Netzwerkdiensten gepriesen und die Bedeutung der internen Zusammenarbeit mit Ihren IT-Stakeholdern sowie die Bedeutung solider Daten, auf die sich Ihre Anbieter/Bewerber verlassen können, kommentiert.

Im zweiten Teil dieser Serie beschreibe ich die nächste Stufe der Verfeinerung der Details, die Sie im Rahmen der Zusammenarbeit (mit den IT-Betriebsteams) zusammengetragen haben, sowie die Verfeinerung der genauen Daten für anwendbare und/oder in Frage kommende Anlagen. Diese Schritte umfassen eine Kategorisierung der IT-Assets nach Kritikalität (basierend auf den Eingaben) und eine partnerschaftliche Auswahl von SLAs, um ein Gleichgewicht zwischen Einsparungen und Risikominderung zu schaffen. Im Einzelnen gehe ich sowohl auf die Logik als auch auf die Methodik für die nächsten Schritte ein: Organisation der Ausrüstungsliste, Einbeziehung des RFP-Umfangs, SLA-Auswahl und Losgruppierung.

Organisation der Ausrüstungsliste und RFP-Umfang

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, was in die Ausrüstungsliste aufgenommen werden soll. Ihre Asset-Management-Gruppe sollte in der Lage sein, eine Extraktion aus dem Datenbank-Tool bereitzustellen. Wenn dies der Fall ist, gibt es wahrscheinlich viele Spalten mit Daten, die für Ihre Lieferantenkandidaten nicht hilfreich oder relevant sind. Als Anhaltspunkt sollten Sie diese Felder haben und nicht zu viele weitere:

  • Artikel
  • Seriennummer
  • Ende der Garantie
  • Hersteller
  • Modell
  • Klasse
  • SLA
  • Standort

Wenn Ihre Asset-Management-Gruppe NICHT alle diese Felder erfasst, seien Sie nicht zu streng mit ihr - viele tun das nicht. In diesem Fall müssen Sie sich an die Geschäftsbereiche wenden, die über die Anlagen verfügen, und Anlagenlisten anfordern - aktuelle Verlängerungsverträge sind dabei sehr hilfreich. Unabhängig davon sollten Sie sicherstellen, dass Sie genau wissen, was in Ihrer Umgebung nach Ablauf der Garantiezeit noch genutzt wird. Bei den Geräten nach Ablauf der Garantiezeit lassen sich die größten Einsparungen erzielen. Und sofern Sie noch eine Restgarantie auf ein Gerät haben, sollten Sie versuchen, diese Garantie bei Ihren Anbietern zu nutzen.

Zu beachten ist, dass es spezielle Geräte gibt, die in Netzwerken oder Rechenzentren üblich sind und sich nicht besonders für die Wartung durch Dritte eignen. Eine kurze Liste dieser Typen, die ausgeschlossen werden sollten, sind:

  • Lastverteiler
  • WAN-Beschleuniger
  • Bestimmte Firewalls
  • Notstromaggregate

Um die organisatorische Arbeit fortzusetzen, sollten Sie angeben, wo in der Welt sich Ihre Anlagen befinden. In vielen großen IT-Organisationen ist es üblich, eine relativ kleine Anzahl von großen Rechenzentren (häufig gehostet oder an einem gemeinsamen Standort) und eine große Anzahl von kleinen Datenräumen zu haben. Ihre Anbieter müssen wissen, wo sich diese Anlagen befinden: Land, Bundesland, Stadt und Adresse der Einrichtung. Vergewissern Sie sich also, dass diese Angaben in Ihrer Kalkulationstabelle für jede einzelne Anlage erscheinen.

Wie bereits im ersten Teil dieser Serie über skalierbare Geräte erwähnt, ist es äußerst wichtig, dass Sie die Konfigurationsdetails nach Seriennummer auf einer separaten Excel-Registerkarte für diese Geräte angeben. Dafür gibt es viele Gründe.

SLA-Auswahl und Losgruppierung

Hier kommen Ihre gemeinsamen Sitzungen mit dem IT-Betrieb ins Spiel, in denen Sie das Risiko besprochen haben. Sie müssen jedem Asset oder jeder Asset-Gruppierung Mindest-SLAs (Service Level Agreement) zuweisen. Die Standard-SLAs sind in der Regel wie folgt aufgelistet, können aber je nach Bedarf auch abgewandelt werden:

  • 24x7x4 (Abdeckung vierundzwanzig Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, Reaktion vor Ort innerhalb von vier Stunden)
  • 9x5x4 (Abdeckung neun Stunden pro Tag, fünf Tage pro Woche, Reaktion vor Ort in vier Stunden)
  • 9x5xNBD (Abdeckung neun Stunden am Tag, fünf Tage die Woche, Reaktion vor Ort am Morgen des nächsten Arbeitstages)

In vielen Fällen gilt für Produktionsanlagen eine 24x7x4-Vereinbarung, während für Entwicklungs- oder Back-up-Ausrüstung eine geringere SLA gilt, z. B. 9x5x4 oder 9x5xNBD. Möglicherweise hat die IT-Abteilung die Ausfallsicherheit in die Infrastruktur integriert, oder die Geräte selbst sind so robust, dass der Austausch eines Teils bis zum nächsten Morgen warten kann. Es besteht kein Grund, für einen 24x7x4-Service zu bezahlen, wenn er mit sehr geringem Risiko bis zum nächsten Morgen warten kann.

In einigen Fällen können BESTIMMTE Geräte so beschaffen sein, dass sie vorerst einfach beim Hersteller bleiben müssen. Der Lackmustest ist hier, wenn das Gerät weniger als ein Jahr alt ist und häufige Updates und Patches benötigt. In diesem Fall sollten Sie die Garantie des Herstellers nutzen.

Manchmal stellt ein Gerät aufgrund seiner Funktion ein derartiges Geschäftsrisiko dar, dass Sie bei Ihrer Vergabeentscheidung äußerst vorsichtig sein müssen. Aber die wahrgenommenen Fähigkeiten Ihres Anbieters, eine gewünschte SLA zu erfüllen, sollten in Betracht gezogen werden, bevor Sie die Möglichkeit der Kostensenkung völlig außer Acht lassen. Ich habe viele Fälle erlebt, in denen die Wartung durch einen Drittanbieter tatsächlich besser war als die Wartung durch einen OEM, also entscheiden Sie sich nicht zu schnell für den Hersteller.

Das Thema Servicequalität und die Fähigkeit eines Anbieters, vereinbarte SLAs konsequent einzuhalten, ist so wichtig und ausführlich, dass es eigentlich einen eigenen Blog verdient. Wählen Sie also zunächst Ihre SLAs auf der Grundlage einer vernünftigen Annahme über die Servicequalität. Aber Sie sollten Ihren Anbietern eine Menge Fragen stellen.

Aus verfahrenstechnischer Sicht ist es durchaus üblich, eine Reihe von "Losen" zu haben. Lose können nach Anlagentyp (Server, Speicher oder Netzwerk) oder nach geografischem Standort, nach SLA oder nach Kombinationen von Typ, Standort und SLA gruppiert werden. Durch die Gruppierung von Losen können verschiedene Einkaufsszenarien dargestellt werden, so dass Sie und Ihr Team das Risiko/Ertragsverhältnis sehen und fundierte Vergabeentscheidungen treffen können, sobald die Ergebnisse vorliegen. Je nach Ihrer Bewertung des Anbieters können Sie ihm die Genehmigung erteilen, für alle oder nur für einige dieser Losgruppierungen zu bieten. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über verschiedene Szenarien nachzudenken, die Sie in die Ausschreibung einbeziehen möchten - es wird sich lohnen und zahlreiche Optionen für die Vergabe bieten.

Selbst wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Teil des Nachlasses als "OEM-Only"-Los zu veräußern, sind die Einsparungen beim Restbetrag des RFP eine hervorragende Sache. Wenn Sie also einen Teil des Anwesens abtrennen müssen, um ein "OEM-only"-Los zu erhalten, sollten Sie dies als akzeptabel betrachten und weitermachen.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie nicht nur die Ausschreibung erfolgreich organisieren, sondern Ihren Bewerbern auch die Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um die Ausschreibung zu bewerten und die besten Preise und genauesten Angebote zu machen.

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Über den Autor

Todd gründete 1990 XS International und half beim Aufbau einer unabhängigen IT-Support-Organisation, die von bahnbrechenden Führungskräften geleitet wurde, die bereits bei Cisco Systems und Juniper Networks tätig waren. Er ist Vorstandsmitglied bei den beiden weltweit bedeutendsten Verbänden für unabhängige IT-Supportanbieter - Verband der Dienstleistungsbranche (SIA) und ASCDI (Hardware-Wiederverkäufer). Er war ein Gründungsmitglied der Digital Right to Repair Coalition (jetzt bekannt als Repair.orgund ist weiterhin im Vorstand dieser Organisation tätig. Todd, der sich sehr für das Unternehmertum interessiert, erwarb seinen Bachelor-Abschluss in Finanzwesen an der Ohio State University und absolvierte später ein dreijähriges Entrepreneurial Masters Program, das von der Entrepreneurs' Organization und dem MIT Enterprise Forum durchgeführt wurde. Er wohnt jetzt mit seiner Familie im Großraum Dallas.

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