Cuando los profesionales de compras de TI buscan proactivamente la contención de costes y la reducción de proveedores en sus objetivos para 2020, una de las estrategias debería incluir un enfoque en el gasto operativo del hardware (centro de datos y/o redes), y las propuestas de valor probadas del mercado de soporte de hardware independiente. Muchos de nosotros en esta industria de soporte independiente, así como los analistas de Gartner, hemos encontrado que las RFP estandarizadas incluyen con demasiada frecuencia componentes/preguntas que no se aplican. Sin embargo, casi todas las RFP para el mantenimiento de hardware carecen gravemente de los elementos básicos que ayudarían a equilibrar la reducción de costes con la minimización del riesgo. De hecho, estas RFP son a menudo bidimensionales y permiten una representación errónea y un servicio inferior. Ayúdenos, ayúdese. Este blog en tres partes está diseñado para educar, al tiempo que llama la atención sobre las mejores prácticas internas, los elementos críticos de la RFP, la priorización de los activos y un coste reducido sin sacrificar el servicio necesario.
Esta primera entrega se va a centrar en dos aspectos muy concretos de los contratos de servicios de mantenimiento de hardware de los centros de datos: la importancia de la colaboración interna y la calidad de los datos.
Cree una cultura de colaboración con su cliente interno de TI
Es improbable que se haga demasiado hincapié en este punto: hay que trabajar estrechamente con la rama de TI para que el evento de transición y el resultado sean exitosos. Consiga la participación de las más altas instancias de la organización de TI, y haga que este ejecutivo se asegure de que su personal se tome en serio este proyecto. No va a ser una sola reunión, sino una serie de reuniones a lo largo del proceso de RFP. Hemos visto muchos eventos que duran más de ocho meses desde el inicio hasta la conclusión, y cuando se organizan adecuadamente, dan amplia oportunidad de obtener todo el consenso y la retroalimentación necesarios.
Una mentalidad colaborativa es importante porque muchas veces, para ser eficaz y tener éxito, hay que ser disruptivo. En este caso, lo disruptivo puede ser abogar por un enfoque diferente en la selección y gestión de proveedores en el espacio, la "forma en que siempre se han hecho las cosas" debe ser desafiada. No hay que evitarlo, pero hay que asegurarse de que esta mentalidad de colaboración garantice que tanto el departamento de compras de TI como las partes interesadas tengan una comprensión clara y mutua de este tipo de temas:
- ¿Cómo identifica, evalúa y mitiga el riesgo de interrupción de la disponibilidad/tiempo de funcionamiento en su organización de TI?
- ¿Qué riesgo de interrupción pueden suponer las políticas y prácticas de su posible proveedor?
- ¿Qué cantidad de riesgo está dispuesto a aceptar, en qué grupo(s) de activos y por qué recompensa?
- Aparte del riesgo de interrupción, ¿qué riesgo comercial puede encontrar?
- Si te encuentras con miedo, incertidumbre o dudas proyectadas hacia ti, ¿cómo determinas lo que es real de lo que es artificial (FUD)?
- ¿Existen políticas de los proveedores que le impidan llevar a cabo una determinada acción? ¿Qué soluciones se pueden encontrar para estas políticas?
- ¿Cómo puntuará y clasificará el grupo las ofertas? ¿Qué ponderación podría darse al ahorro, en comparación con la calidad y la certeza/claridad de la solución?
Estas conversaciones deberían dar cuerpo a una lista priorizada de requisitos y objetivos. Por lo tanto, siéntese con sus socios de TI y discuta, y luego priorice. Tanto usted como sus socios de TI deben comprender muy bien cómo puede manifestarse el riesgo en los contratos de soporte de los centros de datos/equipos de red, y qué grado de riesgo es aceptable para qué cantidad de recompensa. Al hacer esto, estará mucho mejor preparado para implementar tácticas guiadas por una estrategia que se centra directamente en el logro de estos objetivos prioritarios. La última situación que se desea es contratar un gran ahorro que esté cargado de riesgos que no se vieron venir. Oímos hablar de las historias de terror, pero sabemos que realmente pueden evitarse.
Trabaje para obtener los datos más detallados posibles, por adelantado
Sin información detallada sobre los activos de servidor/almacenamiento/red, y específicamente sobre la configuración personalizable/escalable de estos activos, los concursantes de su proveedor tendrán que adivinar o hacer suposiciones sobre detalles muy importantes. Detalles que, si son desconocidos por el equipo de soporte del proveedor, dificultarán, si no imposibilitarán, el cumplimiento de un SLA acordado. Un problema secundario, que conlleva un riesgo comercial, es que, sin detalles específicos, un proveedor podría suponer (inexactamente) la configuración más baja posible y ofertar en consecuencia. Esto parece estupendo a primera vista, ya que la percepción de ahorro puede hacerte parecer un héroe, pero es probable que tu proveedor alegue que ciertos aspectos (varias CPU en un sistema, por ejemplo) no están cubiertos por el contrato. Entonces pueden solicitar órdenes de cambio que no sólo pueden degradar su ahorro, sino crear una situación en la que su proveedor de segundo lugar en realidad tenía la mejor oferta de valor. ¡Oy! Qué lío. Lo mejor es la claridad.
Como mínimo, debería tener esta información. Y francamente, esto está abreviado y se muestra aquí como una ilustración:
Para todos los tipos de dispositivos:
- Haga
- Modelo
- Número de serie
- Ubicación (país, ciudad, estado, instalación, sala/jaula)
- Nivel de servicio preferido
Para los servidores:
- Número de núcleos de la CPU y MHz
- Cantidad de memoria física
- Número y capacidad de los dispositivos de almacenamiento: disco y cinta
- El número de adaptadores de bus de host (HBA)
- La presencia de cualquier dispositivo conectado externamente
Para el almacenamiento masivo:
- Número y capacidad de los dispositivos de almacenamiento: disco o cinta
- La cantidad y la capacidad de la memoria caché
Para los dispositivos de red configurables, lo mejor es ejecutar un comando de "inventario":
- En el caso de los dispositivos Cisco es: show inventory, y en algunos casos show diag o show module - los otros OEMs tienen su propio corolario.
Esto puede sonar un poco desalentador, pero su personal de TI y de la red debe tener ya esta información, o ser capaz de recoger la mayor parte, si no todos. Es REALMENTE importante obtener la mayor cantidad de información posible.
La aplicación de una consideración cuidadosa y un seguimiento diligente de estos temas será tremendamente útil en su próxima solicitud de ofertas de servicios de mantenimiento de hardware para equipos de centros de datos. Busque las partes dos y tres de este artículo para obtener recomendaciones adicionales y más específicas.
Síganos en LinkedIn
