Como una adición relativamente nueva a muchos departamentos de TI de las empresas, los equipos de ITAM han recorrido un largo camino desde sus orígenes a principios y mediados de la década de 2000. Estoy seguro de que la mayoría de los lectores pueden entender y estarían de acuerdo en que su primer y principal objetivo era conseguir un mayor control de los costes de software y de las mejores prácticas de licenciamiento. Ciertamente, muchos equipos de ITAM han recorrido un largo camino en su gestión de activos de software, ahorrando a sus empleadores millones de dólares cada año. Pero, ahora que casi han dominado la gestión de los activos de software, ¿por qué parece que tan pocos han profundizado en las mejores prácticas de gestión de sus activos de hardware? Los servidores del centro de datos, el almacenamiento y los equipos de red tienen un impacto significativo en los presupuestos de CapEx y OpEx. Al igual que los resultados de la implementación de las mejores prácticas en la gestión del software, también se pueden ahorrar millones en la gestión de los activos de hardware.
¿Podría haber una suposición de que se puede hacer mucho menos para mejorar los presupuestos o para ayudar a dirigir las Operaciones del Centro de Datos hacia prácticas más lógicas de gestión del ciclo de vida de los activos? O, ¿les ha dicho Operaciones del Centro de Datos: "Tenemos esto bajo control, amigos".
El soporte de mantenimiento de hardware independiente (una industria que a veces se denomina mantenimiento de terceros) es tanto una solución eficaz de contención de costes como una industria que ha ido creciendo en popularidad en los últimos 10 años, ya que muchos departamentos de TI de las empresas han tratado de hacer más con menos dólares de presupuesto. Esta industria única podría ayudar a sus presupuestos de OpEx (y a la satisfacción de los proveedores) incluso más de lo que lo hacen si los equipos de ITAM empezaran a centrarse más en las prácticas de gestión de activos de hardware.
Desde que se fundó XS International en 1990, tenemos innumerables historias de prácticas de gestión de activos de hardware que dejan a la TI de la empresa vulnerable Y funcionando mucho más cara de lo necesario:
- XYZ Corp tenía 34.000 activos de centros de datos post-garantía ubicados en 14 localizaciones. Sin embargo, sólo podían determinar la ubicación del 40% de ellos con cierto grado de certeza. No querían admitir que habían dependido principalmente de un software de seguimiento de activos de hardware ineficaz (la mayoría de los cuales son una "muleta" inútil). Dado que estos activos post-garantía eran elegibles para el mantenimiento de hardware independiente, se pusieron en contacto con algunos proveedores para obtener precios para esos activos. Su equipo de operaciones de TI sólo podía proporcionar la marca, el modelo y el número de serie, sin información sobre la ubicación y, desde luego, sin detalles de configuración que fueran fiables. Les propusimos que primero realizáramos auditorías detalladas en las 14 ubicaciones, lo que aceptaron con gratitud. Alrededor del 5% de esos 34.000 activos listados no se encontraron, probablemente retirados. Otro 5% de los activos se encontraron, tenían energía eléctrica pero no estaban siendo utilizados de ninguna manera por nadie. Piense en el gasto anual en software de estos activos fuera de uso. Esto ocurre muy a menudo, sobre todo cuando se producen fusiones y adquisiciones. Nuestra recopilación de las configuraciones de cada activo de producción y no producción nos permitió fijar un precio justo, lo que a su vez les ahorró incluso más de lo que esperaban al acercarse a la comunidad de soporte de hardware independiente.
- En otra historia, Widgets, Inc. tenía 2.000 servidores y activos de almacenamiento que estaban fuera de garantía y querían explorar los precios del soporte independiente. Al igual que XYZ Corp, todo lo que podían proporcionar era la marca, el modelo y el número de serie. No aceptaron una auditoría del sitio y aceptaron una oferta de un proveedor independiente que optó por: crear un precio basado en las configuraciones más bajas, conseguir que se firmara el MSA y luego "darles un centavo" por cada activo que luego descubrieron que tenía configuraciones adicionales costosas. Widgets, Inc. acabó echando a ese proveedor y empezó a trabajar con nuestro equipo. Les AYUDAMOS a manejar mucho mejor sus prácticas de gestión de activos de hardware (utilizando herramientas basadas en SaaS e informes automáticos), les dimos un precio justo y han sido un cliente fiel desde entonces.
Tenemos cientos de estas historias - en las que la "causa raíz" de todos los factores de estrés se derivó de una débil Gestión de Activos de Hardware. Así que, de nuevo, pregunto: ¿Por qué los equipos de ITAM NO se involucran en el hardware ahora que casi han dominado la gestión del software?
La industria independiente de mantenimiento de hardware simplemente no puede proporcionar precios justos y precisos sin detalles de configuración. Cualquiera que sólo acepte la marca, el modelo y la serie no podrá ofrecer precios que puedan ser aceptados, a menos que esto les beneficie. Y, si el MSA no les permite aumentar los precios por activo, sí que recortarán los resultados y la calidad del servicio que sus equipos de operaciones de TI esperan.
Como mínimo, o como enfoque de la fase 1, recomendaría encarecidamente:
- Abandonar todo el software diseñado para descubrir los activos de hardware y los detalles de configuración. Como herramienta de gestión de activos, sencillamente no dan la talla. No encontrarán activos apagados ni activos detrás de las numerosas DMZ que probablemente tenga instaladas.
- Recoge los datos del hardware, audita trimestralmente los cambios y actualiza estos datos (véase más abajo) por tipo de activo:
Para todos los tipos de dispositivos:
- Marca, modelo y número de serie
- Ubicación (país, ciudad, estado, centro)
Nivel de servicio preferido
Para los servidores:
- Número de núcleos de la CPU y MHz
- Cantidad de memoria física
# Número y capacidad de los dispositivos de almacenamiento (disco o cinta)
- # Número de adaptadores de bus de host (HBA)
- La presencia de cualquier dispositivo conectado externamente
Para el almacenamiento masivo:
- # Número y capacidad de los dispositivos de almacenamiento (disco o cinta)
- Cantidad y capacidad de la memoria caché
Para dispositivos de red configurables:
- # Número de puertos activados
Recoger la información anterior sería un comienzo increíble para un programa de gestión de activos de hardware más moderno y beneficioso. Si este primer paso necesario parece demasiado desalentador, se puede confiar en la mayoría de los proveedores de soporte de hardware independientes para realizar una auditoría de activos detallada in situ. Los proveedores realmente buenos pueden incluso ayudar con la organización digital de estos datos, que incluyen vistas de informes para ayudar con todo tipo de prácticas valiosas de gestión de activos.
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