Lorsque les professionnels de l'approvisionnement informatique cherchent de manière proactive à maîtriser les coûts et à réduire le nombre de fournisseurs dans le cadre de leurs objectifs 2020, l'une des stratégies devrait inclure une attention particulière aux dépenses opérationnelles liées au matériel (centre de données et/ou réseau) et aux propositions de valeur éprouvées du marché de l'assistance matérielle indépendante. Beaucoup d'entre nous, dans ce secteur de l'assistance indépendante, ainsi que les analystes de Gartner, ont constaté que les demandes de propositions standardisées comprennent trop souvent des éléments/questions qui ne s'appliquent pas. Pourtant, presque tous les appels d'offres pour la maintenance du matériel manquent cruellement des éléments essentiels qui permettraient d'équilibrer les réductions de coûts et la réduction des risques. En fait, ces appels d'offres sont souvent bidimensionnels et permettent de faire de fausses déclarations et d'offrir un service de qualité inférieure. Aidez-nous, aidez vous ! Ce blog en trois parties est conçu pour éduquer, tout en attirant davantage l'attention sur les meilleures pratiques internes, les éléments critiques des DP, la hiérarchisation des actifs et la réduction des coûts sans sacrifice du service nécessaire.
Ce premier volet va se concentrer sur deux aspects très spécifiques des contrats de service de maintenance du matériel des centres de données : l'importance de la collaboration interne et la qualité des données.
Créer une culture de collaboration avec votre client informatique interne
Il est peu probable que l'on puisse trop insister sur ce point - vous devez travailler en étroite collaboration avec la direction informatique pour que l'événement et le résultat de la transition soient réussis. Obtenez l'adhésion du plus haut niveau possible de l'organisation informatique et demandez à ce cadre de s'assurer que son personnel prend ce projet au sérieux. Il ne s'agira pas d'UNE seule réunion, mais d'une série de réunions tout au long du processus de demande de propositions. Nous avons vu de nombreux événements s'étendre sur plus de huit mois, du début à la fin, et lorsqu'ils sont correctement organisés, ils donnent amplement l'occasion d'obtenir tout le consensus et le feedback nécessaires.
Un état d'esprit de collaboration est important car, bien souvent, pour être efficace et réussir, il faut être dérangeant. Dans ce cas, la perturbation peut consister à préconiser une approche différente dans la sélection et la gestion des fournisseurs dans l'espace, la "façon dont les choses ont toujours été faites" doit être remise en question. N'hésitez pas à le faire, mais veillez à ce que cet état d'esprit collaboratif garantisse que les responsables des achats informatiques et vos parties prenantes aient une compréhension claire et mutuelle de ce type de sujets :
- Comment identifiez-vous, évaluez-vous et atténuez-vous le risque d'interruption de la disponibilité/du temps de fonctionnement dans votre organisation informatique ?
- Quel risque d'interruption les politiques et pratiques de votre fournisseur potentiel pourraient-elles vous faire courir ?
- Quel montant de risque êtes-vous prêt à accepter, sur quel(s) groupe(s) d'actifs et pour quelle récompense ?
- En dehors du risque d'interruption, quel risque commercial pouvez-vous rencontrer ?
- Si vous êtes confronté à la peur, à l'incertitude ou au doute, comment déterminer ce qui est réel de ce qui est artificiel (FUD) ?
- Y a-t-il des politiques du fournisseur qui vous empêchent d'agir d'une certaine façon ? Quelles solutions pourraient être trouvées pour ces politiques ?
- Comment le groupe va-t-il noter et classer les offres ? Quelle importance accorderiez-vous aux économies, par rapport à la qualité et à la certitude/clarté de la solution ?
Ces conversations devraient permettre de dresser une liste des exigences et des objectifs par ordre de priorité. Donc, asseyez-vous avec vos partenaires informatiques et discutez, puis établissez des priorités. Vous et vos partenaires informatiques devez avoir une très bonne compréhension de la manière dont le risque peut se manifester dans les contrats de support des équipements de centres de données/réseaux, et du degré de risque acceptable pour le montant de la récompense. Ce faisant, vous serez bien mieux préparé à mettre en œuvre des tactiques guidées par une stratégie directement axée sur la réalisation de ces objectifs prioritaires. La toute dernière situation que vous souhaitez est de conclure un contrat pour réaliser des économies considérables, mais qui comporte un risque que vous n'avez pas vu venir. Nous entendons les histoires d'horreur, mais nous savons qu'elles peuvent vraiment être évitées !
S'efforcer d'obtenir les données les plus détaillées possible, dès le départ
Sans informations détaillées sur les actifs serveur/stockage/réseau, et en particulier sur la configuration personnalisable/extensible de ces actifs, les concurrents de votre fournisseur devront deviner ou faire des suppositions sur des détails très importants. Des détails qui, s'ils ne sont pas connus de l'équipe d'assistance du fournisseur, rendront difficile, voire impossible, le respect de l'accord de niveau de service convenu. Un problème secondaire, qui comporte un risque commercial, est que sans détails spécifiques, un fournisseur pourrait (à tort) supposer la configuration la plus basse possible et faire une offre en conséquence. En apparence, c'est une bonne chose car la perception des économies peut vous faire passer pour un héros, mais votre fournisseur est susceptible de prétendre que certains aspects (plusieurs unités centrales dans un système, par exemple) ne sont pas couverts par le contrat. Il peut alors demander des ordres de modification, ce qui peut non seulement réduire vos économies, mais aussi créer une situation dans laquelle votre fournisseur de second rang avait en fait la meilleure offre. Oy ! Quel gâchis. La clarté est la meilleure solution !
Au minimum, vous devriez avoir ces informations. Et franchement, ceci est abrégé et montré ici à titre d'illustration :
Pour tous les types de dispositifs :
- Faire
- Modèle
- Numéro de série
- Localisation (pays, ville, état, établissement, chambre/cage)
- Niveau de service préféré
Pour les serveurs :
- Nombre de cœurs de CPU et MHz
- Quantité de mémoire physique
- Nombre et capacité des dispositifs de stockage : disque et bande
- Le nombre d'adaptateurs de bus hôte (HBA)
- La présence de tout dispositif externe attaché
Pour le stockage de masse :
- Nombre et capacité des dispositifs de stockage : disque ou bande
- La quantité et la capacité de la mémoire cache
Pour les périphériques réseau configurables, la meilleure solution consiste à exécuter une commande "inventaire" :
- Pour les appareils Cisco, il s'agit de : show inventory, et dans certains cas show diag ou show module - les autres OEM ont leur propre corollaire.
Cela peut sembler un peu décourageant, mais votre personnel informatique et réseau devrait déjà disposer de ces informations ou être en mesure d'en collecter la plupart, si ce n'est toutes. Il est VRAIMENT important d'obtenir le plus grand nombre possible de ces informations.
Un examen attentif et un suivi diligent de ces sujets vous seront extrêmement utiles lors de votre prochaine demande de services de maintenance matérielle pour les équipements de centres de données. Consultez les parties deux et trois de cet article pour des recommandations supplémentaires et plus spécifiques.
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