Ketika para profesional pengadaan TI secara proaktif mencari penahanan biaya dan pengurangan vendor dalam tujuan 2020 mereka, salah satu strategi harus mencakup fokus pada biaya operasional perangkat keras (pusat data dan / atau jaringan), dan proposisi nilai yang terbukti dari pasar dukungan perangkat keras independen. Banyak dari kita dalam industri dukungan independen ini, serta analis Gartner, telah menemukan bahwa RFP standar terlalu sering mencakup komponen / pertanyaan yang tidak berlaku. Namun, hampir semua RFP untuk pemeliharaan perangkat keras sangat kekurangan elemen inti yang akan membantu menyeimbangkan pengurangan biaya dengan risiko yang diminimalkan. Bahkan, RFP ini sering dua dimensi dan memungkinkan misrepresentasi dan layanan sub-par. Bantu kami, bantu! Blog tiga bagian ini dirancang untuk mendidik, sambil menarik perhatian lebih besar pada praktik terbaik internal, elemen RFP kritis, prioritas aset dan pengurangan biaya tanpa mengorbankan layanan yang diperlukan.
Angsuran pertama ini akan fokus pada dua aspek yang sangat spesifik dari kontrak layanan pemeliharaan perangkat keras pusat data: pentingnya kolaborasi internal, dan kualitas data.
Ciptakan Budaya Kolaborasi dengan Klien TI Internal Anda
Tidak mungkin bahwa penekanan berlebihan pada titik ini dapat terjadi – Anda harus bekerja sama dengan cabang TI untuk memiliki peristiwa dan hasil transisi yang sukses. Dapatkan buy-in dari setinggi mungkin di organisasi TI, dan mintalah eksekutif ini memastikan stafnya menganggap serius proyek ini. Ini bukan hanya satu pertemuan, tetapi serangkaian pertemuan di sepanjang proses RFP. Kami telah melihat banyak peristiwa berlangsung lebih dari delapan bulan dari awal hingga kesimpulan, dan ketika terorganisir dengan baik, memberikan banyak kesempatan untuk mendapatkan semua konsensus dan umpan balik yang diperlukan.
Pola pikir kolaboratif penting karena berkali-kali, agar efektif dan sukses, Anda harus mengganggu. Dalam hal ini, mengganggu mungkin menganjurkan pendekatan yang berbeda dalam memilih dan mengelola vendor di ruang angkasa, "cara hal-hal yang selalu dilakukan" harus ditantang. Jangan menghindar dari itu, tetapi pastikan bahwa pola pikir kolaboratif ini memastikan pengadaan TI dan pemangku kepentingan Anda memiliki pemahaman yang jelas dan saling menguntungkan tentang jenis topik ini:
- Bagaimana Anda mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengurangi risiko gangguan ketersediaan / uptime di organisasi TI Anda?
- Risiko gangguan apa yang mungkin mungkin dimasukkan oleh kebijakan &praktik vendor potensial Anda?
- Berapa jumlah risiko yang bersedia Anda terima, pada pengelompokan aset apa dan untuk imbalan apa?
- Terlepas dari risiko gangguan, risiko komersial apa yang mungkin Anda hadapi?
- Jika Anda menghadapi rasa takut, tidak pasti atau keraguan diproyeksikan pada Anda, bagaimana Anda menentukan apa yang nyata dari apa yang buatan (FUD)?
- Apakah ada kebijakan vendor yang membatasi Anda dari tindakan tertentu? Solusi apa yang dapat ditemukan untuk kebijakan ini?
- Bagaimana skor grup dan peringkat penawaran? Pembobotan apa yang mungkin Anda lakukan pada tabungan, dibandingkan dengan kualitas dan kepastian / kejelasan solusi?
Percakapan ini harus menyempurnakan daftar persyaratan dan tujuan yang diprioritaskan. Jadi, duduklah dengan mitra TI Anda dan diskusikan, lalu prioritaskan. Baik Anda dan pemegang saham TI Anda harus memiliki pemahaman yang sangat baik tentang bagaimana risiko dapat terwujud dalam kontrak dukungan data center / peralatan jaringan, dan tingkat risiko apa yang dapat diterima untuk berapa banyak hadiah. Dalam melakukan ini Anda akan jauh lebih siap untuk menerapkan taktik yang dipandu oleh strategi yang secara langsung berfokus pada pencapaian tujuan yang diprioritaskan ini. Situasi terakhir yang Anda inginkan adalah kontrak untuk penghematan besar yang sarat dengan risiko yang tidak Anda lihat datang. Kami mendengar cerita horor, tetapi tahu mereka benar-benar dapat dihindari!
Bekerja untuk Mendapatkan Data Paling Rinci, Di Muka
Tanpa informasi rinci tentang aset server / penyimpanan / jaringan, dan khususnya konfigurasi yang dapat disesuaikan / dapat diskalakan dari aset ini, kontestan vendor Anda harus menebak atau membuat asumsi tentang detail yang sangat penting. Rinciannya, jika tidak diketahui oleh tim pendukung vendor, akan menyulitkan jika bukan tidak mungkin bagi mereka untuk memenuhi SLA yang disepakati. Masalah sekunder, yang membawa risiko komersial, adalah bahwa tanpa rincian spesifik vendor dapat (tidak akurat) mengasumsikan konfigurasi serendah mungkin dan menawar sesuai dengan itu. Ini terlihat bagus di permukaan karena persepsi penghematan dapat membuat Anda terlihat heroik, tetapi vendor Anda cenderung mengklaim bahwa aspek-aspek tertentu (beberapa CPU dalam suatu sistem, misalnya) tidak tercakup dalam kontrak. Mereka kemudian dapat meminta pesanan perubahan yang mungkin tidak hanya menurunkan tabungan Anda, tetapi menciptakan situasi di mana vendor tempat kedua Anda benar-benar memiliki penawaran nilai terbaik. Oy! Apa berantakan. Kejelasan adalah yang terbaik!
Minimal, Anda harus memiliki informasi ini. Dan terus terang, ini disingkat dan ditampilkan di sini sebagai ilustrasi:
Untuk semua jenis perangkat:
- Membuat
- Pola
- Nomor seri
- Lokasi (negara, kota, negara bagian, fasilitas, kamar / kandang)
- Tingkat layanan pilihan
Untuk server:
- Jumlah core CPU dan MHz
- Jumlah memori fisik
- Jumlah dan kapasitas perangkat penyimpanan: disk dan tape
- Jumlah Adaptor Bus Host (HBAs)
- Kehadiran perangkat yang terpasang secara eksternal
Untuk penyimpanan massal:
- Jumlah dan kapasitas perangkat penyimpanan: disk atau tape
- Jumlah dan kapasitas memori cache
Untuk perangkat jaringan yang dapat dikonfigurasi, tindakan terbaik Anda adalah menjalankan perintah "inventaris":
- Untuk perangkat Cisco ini adalah: menunjukkan inventaris,dan dalam beberapa kasus menunjukkan diag atau menunjukkan modul - OEM lain memiliki konsekuensi mereka sendiri.
Ini mungkin terdengar sedikit menakutkan, tetapi staf TI dan jaringan Anda seharusnya sudah memiliki informasi ini, atau dapat mengumpulkan sebagian besar, jika tidak semua. Sangat penting untuk mendapatkan sebanyak mungkin informasi ini.
Menerapkan pertimbangan yang cermat dan tindak lanjut yang rajin untuk topik-topik ini akan sangat membantu dalam layanan pemeliharaan perangkat keras RFP Anda berikutnya untuk peralatan pusat data. Carilah Bagian Dua dan Tiga dari artikel ini untuk rekomendasi tambahan dan lebih spesifik.
Ikuti kami di LinkedIn
