当IT采购专业人员在2020年的目标中主动寻求成本控制和供应商减少时,其中一个策略应该包括关注硬件(数据中心和/或网络)的运营费用,以及独立硬件支持市场的成熟价值主张。我们这个独立支持行业的许多人以及Gartner的分析师都发现,标准化的RFP经常包括不适用的组件/问题。然而,几乎所有的硬件维护招标书都严重缺乏有助于在降低成本和降低风险之间取得平衡的核心要素。事实上,这些招标书往往是二维的,使错误的陈述和不合格的服务成为可能。帮助我们,帮助你!这篇由三部分组成的博客旨在进行教育,同时引起人们对内部最佳实践、关键的RFP要素、资产优先级以及在不牺牲必要服务的情况下降低成本的关注。
第一部分将重点讨论数据中心硬件维护服务合同的两个非常具体的方面:内部协作的重要性和数据的质量。
与你的内部IT客户建立合作文化
过分强调这一点是不可能的--你必须与IT部门紧密合作,才能有一个成功的过渡活动和结果。尽可能地从IT组织的高层获得支持,并让这位高管确保他/她的员工认真对待这个项目。这不是一次会议,而是在RFP过程中的一系列会议。我们已经看到许多活动从开始到结束跨越了八个多月,如果组织得当,就有充分的机会获得所有必要的共识和反馈。
协作的心态很重要,因为很多时候,为了有效和成功,你必须要有破坏性。在这种情况下,破坏性可能是主张在选择和管理供应商的空间中采用不同的方法,"事情一直在做的方式 "应该受到挑战。不要回避这一点,但要确保这种合作的心态,确保IT采购和你的利益相关者对这些类型的话题有一个清晰的和相互的理解。
- 你如何在你的IT组织中识别、评估和减轻可用性/正常运行时间中断的风险?
- 你的潜在供应商的政策和做法可能使你处于何种中断风险之中?
- 你愿意接受多大的风险,在什么资产组别上,为了什么回报?
- 除了中断风险外,你可能会遇到什么商业风险?
- 如果你遇到了投射在你身上的恐惧、不确定或怀疑,你如何确定哪些是真实的,哪些是人为的(FUD)?
- 是否有任何供应商政策限制你采取某种行动?对于这些政策,可能会找到什么解决方案?
- 小组将如何对所提供的服务进行评分和排名?与解决方案的质量和确定性/明确性相比,你可能会把节约放在什么权重上?
这些对话应该充实一个优先的需求和目标清单。因此,与你的IT伙伴坐下来讨论,然后确定优先次序。你和你的IT利益相关者都需要对数据中心/网络设备支持合同中的风险表现有一个非常好的理解,以及什么程度的风险是可以接受的,什么程度的回报是可以接受的。在这样做的时候,你会更好地准备好在战略的指导下实施战术,直接专注于实现这些优先目标。你最不希望看到的情况是为一个巨大的储蓄签订合同,但却充满了你没有想到的风险。我们听说过那些恐怖的故事,但我们知道它们真的可以避免。
努力在前期获得尽可能详细的数据
如果没有关于服务器/存储/网络资产的详细信息,特别是这些资产的可定制/可扩展配置,你的供应商竞争者将不得不猜测或假设一些非常重要的细节。如果供应商的支持团队不知道这些细节,那么他们将很难甚至不可能满足商定的服务水平协议。一个带有商业风险的次要问题是,如果没有具体的细节,供应商可以(不准确地)假设可能的最低配置,并据此投标。这在表面上看起来很好,因为节约的感觉可以使你看起来很英勇,但你的供应商很可能声称某些方面(例如,系统中的多个CPU)不在合同范围内。然后,他们可能会要求更改订单,这不仅会降低你的节约,而且会造成一种情况,即你的第二名供应商实际上有最好的价值。哎!真是一团糟。真是一团糟。清晰是最好的!
至少,你应该有这些信息。坦率地说,这是缩写的,在这里作为一个说明来显示。
适用于所有设备类型。
- 做出
- 模型
- 序号
- 地点(国家、城市、州、设施、房间/笼子)
- 优选的服务水平
对于服务器。
- CPU内核数量和MHz
- 物理内存的数量
- 存储设备的数量和容量:磁盘和磁带
- 主机总线适配器(HBA)的数量
- 任何外部连接的设备的存在
对于大容量存储。
- 存储设备的数量和容量:磁盘或磁带
- 缓冲存储器的数量和容量
对于可配置的网络设备,你最好的行动是运行一个 "库存 "命令。
- 对于思科设备来说,这就是:显示库存,在某些情况下显示图表或显示模块--其他OEM厂商有他们自己的推论。
这听起来可能有点令人生畏,但你的IT和网络工作人员应该已经有了这些信息,或者能够收集大部分,甚至全部信息。尽可能多地获得这些信息是非常重要的。
仔细考虑并认真贯彻这些主题将对你下一次数据中心设备的硬件维护服务招标有很大帮助。在本文的第二和第三部分中,我们将看到更多更具体的建议。
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