Wenn IT-Beschaffungsexperten im Rahmen ihrer Ziele für 2020 proaktiv nach Kostensenkungen und der Reduzierung von Anbietern suchen, sollte eine der Strategien den Schwerpunkt auf die Betriebskosten für Hardware (Rechenzentrum und/oder Netzwerk) und die bewährten Wertangebote des unabhängigen Hardware-Support-Marktes legen. Viele von uns in der unabhängigen Supportbranche und auch die Analysten von Gartner haben festgestellt, dass standardisierte Ausschreibungen zu oft Komponenten/Fragen enthalten, die nicht zutreffen. Bei fast allen Ausschreibungen für die Hardware-Wartung fehlen jedoch die Kernelemente, die zu einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Kostensenkungen und Risikominimierung beitragen würden. Tatsächlich sind diese Ausschreibungen oft zweidimensional und ermöglichen falsche Darstellungen und minderwertige Dienstleistungen. Helfen Sie uns, helfen Sie Ihnen! Dieser dreiteilige Blog soll aufklären und gleichzeitig die Aufmerksamkeit auf interne Best Practices, kritische RFP-Elemente, die Priorisierung von Anlagen und eine Kostenreduzierung ohne Abstriche beim notwendigen Service lenken.
In diesem ersten Teil geht es um zwei sehr spezifische Aspekte von Wartungsverträgen für die Hardware von Rechenzentren: die Bedeutung der internen Zusammenarbeit und die Qualität der Daten.
Schaffen Sie eine Kultur der Zusammenarbeit mit Ihrem internen IT-Kunden
Es ist unwahrscheinlich, dass dieser Punkt überbetont werden kann - Sie müssen eng mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche Umstellung zu erreichen. Holen Sie sich die Zustimmung von möglichst hoher Stelle in der IT-Organisation, und sorgen Sie dafür, dass diese Führungskraft sicherstellt, dass ihre Mitarbeiter dieses Projekt ernst nehmen. Es wird nicht nur EIN Treffen sein, sondern eine Reihe von Treffen im Laufe des Ausschreibungsprozesses. Wir haben erlebt, dass sich viele Veranstaltungen von der Einleitung bis zum Abschluss über mehr als acht Monate erstrecken, und wenn sie richtig organisiert sind, gibt es reichlich Gelegenheit, den notwendigen Konsens und das notwendige Feedback einzuholen.
Eine kollaborative Denkweise ist wichtig, denn um effektiv und erfolgreich zu sein, muss man in vielen Fällen störend eingreifen. In diesem Fall kann disruptiv bedeuten, dass man sich für einen anderen Ansatz bei der Auswahl und Verwaltung von Anbietern in diesem Bereich einsetzt; die "Art und Weise, wie die Dinge immer gemacht wurden", sollte in Frage gestellt werden. Scheuen Sie sich nicht davor, aber stellen Sie sicher, dass diese kollaborative Denkweise gewährleistet, dass sowohl die IT-Beschaffung als auch Ihre Interessenvertreter ein klares und gegenseitiges Verständnis für diese Art von Themen haben:
- Wie können Sie das Risiko von Verfügbarkeits- und Betriebsunterbrechungen in Ihrer IT-Organisation erkennen, bewerten und abmildern?
- Welches Unterbrechungsrisiko könnten die Richtlinien und Praktiken Ihres potenziellen Lieferanten für Sie bedeuten?
- Welches Risiko sind Sie bereit einzugehen, bei welcher(n) Vermögensgruppe(n) und für welche Belohnung?
- Welches wirtschaftliche Risiko, abgesehen vom Unterbrechungsrisiko, könnte Ihnen begegnen?
- Wenn Sie mit Ängsten, Unsicherheiten oder Zweifeln konfrontiert sind, die auf Sie projiziert werden, wie bestimmen Sie dann, was real und was künstlich (FUD) ist?
- Gibt es Richtlinien des Anbieters, die Sie an einer bestimmten Vorgehensweise hindern? Welche Lösungen könnten für diese Richtlinien gefunden werden?
- Wie wird die Gruppe die Angebote bewerten und einstufen? Wie würden Sie die Einsparungen im Vergleich zur Qualität und Sicherheit/Klarheit der Lösung gewichten?
Aus diesen Gesprächen sollte eine nach Prioritäten geordnete Liste von Anforderungen und Zielen hervorgehen. Setzen Sie sich also mit Ihren IT-Partnern zusammen, diskutieren Sie, und setzen Sie dann Prioritäten. Sowohl Sie als auch Ihre IT-Verantwortlichen müssen ein sehr gutes Verständnis dafür haben, wie sich das Risiko in Verträgen über die Unterstützung von Rechenzentren/Netzwerkausrüstungen manifestieren kann und welcher Risikograd für welche Höhe der Vergütung akzeptabel ist. Auf diese Weise sind Sie viel besser darauf vorbereitet, Taktiken zu implementieren, die sich an einer Strategie orientieren, die direkt auf das Erreichen dieser priorisierten Ziele ausgerichtet ist. Die allerletzte Situation, die Sie sich wünschen, ist, dass Sie einen Vertrag für eine großartige Ersparnis abschließen, die mit einem Risiko behaftet ist, mit dem Sie nicht gerechnet haben. Wir haben von den Horrorgeschichten gehört, aber wir wissen, dass sie wirklich vermieden werden können!
Arbeiten Sie daran, im Vorfeld möglichst detaillierte Daten zu erhalten
Ohne detaillierte Informationen über die Server-/Speicher-/Netzwerkressourcen und insbesondere die anpassbare/skalierbare Konfiguration dieser Ressourcen müssen Ihre Anbieter bei sehr wichtigen Details raten oder Annahmen treffen. Details, die, wenn sie dem Support-Team des Anbieters nicht bekannt sind, die Einhaltung der vereinbarten SLA erschweren oder gar unmöglich machen. Ein sekundäres Problem, das ein kommerzielles Risiko darstellt, ist, dass ein Anbieter ohne spezifische Details (fälschlicherweise) von der niedrigstmöglichen Konfiguration ausgehen und ein entsprechendes Angebot abgeben könnte. Auf den ersten Blick sieht das gut aus, denn die vermeintlichen Einsparungen lassen Sie heldenhaft erscheinen, aber Ihr Anbieter wird wahrscheinlich behaupten, dass bestimmte Aspekte (z. B. mehrere CPUs in einem System) nicht durch den Vertrag abgedeckt sind. Er kann dann Änderungsaufträge verlangen, die nicht nur Ihre Einsparungen schmälern, sondern auch dazu führen können, dass der zweitplatzierte Anbieter tatsächlich das beste Angebot hat. Oje! Was für ein Schlamassel. Klarheit ist das Beste!
Zumindest sollten Sie diese Informationen haben. Und ehrlich gesagt, ist dies nur eine Abkürzung und wird hier zur Veranschaulichung gezeigt:
Für alle Gerätetypen:
- Machen Sie
- Modell
- Seriennummer
- Standort (Land, Stadt, Bundesland, Einrichtung, Raum/Käfig)
- Bevorzugtes Dienstleistungsniveau
Für Server:
- Anzahl der CPU-Kerne und MHz
- Größe des physischen Speichers
- Anzahl und Kapazität der Speichergeräte: Festplatte und Band
- Die Anzahl der Host-Bus-Adapter (HBAs)
- Das Vorhandensein von extern angeschlossenen Geräten
Für Massenspeicher:
- Anzahl und Kapazität der Speichergeräte: Festplatte oder Band
- Die Menge und Kapazität des Cache-Speichers
Bei konfigurierbaren Netzwerkgeräten führen Sie am besten den Befehl "inventory" aus:
- Bei Cisco-Geräten ist dies: show inventory, und in einigen Fällen show diag oder show module - die anderen OEMs haben ihre eigene Entsprechung.
Das klingt vielleicht etwas entmutigend, aber Ihre IT- und Netzwerkmitarbeiter sollten entweder bereits über diese Informationen verfügen oder in der Lage sein, die meisten, wenn nicht alle, zu sammeln. Es ist WIRKLICH wichtig, so viele dieser Informationen wie möglich zu erhalten.
Wenn Sie diese Themen sorgfältig abwägen und gewissenhaft verfolgen, wird dies bei Ihrer nächsten Ausschreibung für Hardware-Wartungsdienste für die Ausrüstung Ihres Rechenzentrums von großem Nutzen sein. In den Teilen zwei und drei dieses Artikels finden Sie zusätzliche und spezifischere Empfehlungen.
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