Dalam angsuran pertama dari seri blog tiga bagian ini, saya memuji kebajikan secara proaktif mencari penahanan biaya dan pengurangan vendor melalui proses RFP yang berfokus pada perangkat keras dan / atau layanan jaringan pusat data, dengan komentar tentang pentingnya kolaborasi internal dengan pemangku kepentingan TI Anda dan pentingnya data yang solid yang dapat diandalkan vendor / kontestan Anda.
Pada Bagian Dua dari seri ini, saya menjelaskan penyempurnaan detail tahap berikutnya yang telah Anda kumpulkan dari proses kolaborasi (dengan tim OPS TI) dan penyempurnaan data akurat untuk aset yang berlaku dan / atau memenuhi syarat. Langkah-langkah ini termasuk kategorisasi aset TI dengan kekritisan (berdasarkan input) dan pilihan CERCAan yang bermitra untuk menyeimbangkan tabungan dengan risiko yang dikurangi. Lebih khusus lagi, saya membahas logika dan metodologi untuk manajemen langkah selanjutnya dari: Organisasi Daftar Peralatan, Inklusi Lingkup RFP, Seleksi SLA dan Pengelompokan Lot.
Bagian Tiga dari seri ini berkaitan dengan mengukur dan mengukur kesuksesan dan pentingnya bahasa kontrak yang kuat, tetapi adil.
Pengukuran Sukses &Metode untuk Mengukur
Bekerja sama dengan mitra operasi TI Anda, Anda perlu memutuskan kriteria untuk sukses - Anda mungkin memiliki tujuan yang berbeda untuk dicapai, dibandingkan dengan mereka. Mereka mungkin bersikeras bahwa keberhasilan berarti nol-pemadaman, atau pengurangan KPI bermasalah tertentu dari perspektif layanan. Bagi Anda, ini mungkin target keuangan, atau pengurangan jumlah vendor perangkat keras pusat data. Dalam kedua kasus, bekerja untuk mengidentifikasi tujuan Anda dan mendapatkan pengukuran titik awal untuk membandingkan hasil akhirnya terhadap.
Jika perusahaan Anda tidak memiliki standar untuk membandingkan kepuasan pengguna layanan internal Anda, Anda harus menyertakan survei Kepuasan Klien (CSAT) reguler sebagai bagian dari kontrak yang diberikan, dan meminta vendor memberikan rincian skor NPS dan CSAT mereka. Jika Anda memiliki standar kepuasan pengguna internal ini, pengukuran sebelum dan sesudah harus diambil. Anda akan dapat menunjukkan efektivitas RFP tidak hanya dari perspektif keuangan, dari perspektif layanan / respons, atau dari perspektif kepuasan pelanggan internal. Atau idealnya, ketiganya.
Pengukuran kepuasan ini sangat efektif dalam membantu mengidentifikasi titik-titik masalah dalam layanan yang disampaikan, dan harus dibahas selama pertemuan peninjauan layanan (bahwa Anda harus membuat bagian dari proses RFP dan kontrak akhirnya) dengan vendor yang dipilih. Pertemuan ini, sering disebut Quarterly Business Reviews atau QBRs, sangat dianjurkan untuk memastikan komunikasi yang kuat dan jelas.
Bahasa Kontrak
Organisasi Anda memiliki bahasa kontrak yang telah disetujui oleh kelompok hukum, tetapi ketika datang ke kontrak layanan kami mendorong agar bahasa ini kuat, tetapi adil. Berhati-hatilah saat merancang program penalti layanan, karena sering ada konsekuensi yang tidak diinginkan. Saya telah melihat terlalu banyak RFP yang benar-benar menakutkan mencari program penalti tingkat layanan, dan saya telah melihat hasil negatif yang dimiliki untuk perusahaan Anda. Biasanya, program semacam itu diletakkan di sana untuk memberi perusahaan klien gigi besar untuk menimbulkan rasa sakit pada vendor yang berkinerja buruk, tetapi perusahaan biasanya tidak memiliki niat untuk mencakar kembali uang dan dengan demikian mendapatkan "diskon" de-facto.
NAMUN, hampir selalu terjadi bahwa vendor akan menanggung biaya dengan persentase tertentu "untuk berjaga-jaga" mereka memiliki selang layanan dan menderita hukuman, atau jika perusahaan pengadaan memang memiliki niat buruk. Intinya adalah, program penalti yang meningkat dapat memiliki efek benar-benar menyebabkan biaya yang lebih tinggi untuk klien daripada yang mungkin telah ditawar. Secara umum, jenis hukuman ini sama sekali tidak diperlukan. Bahasa kontrak yang baik dan hukuman moderat akan melakukan trik, karena sebagian besar vendor di industri jasa terprogram untuk MELAYANI, dan kegagalan bertentangan dengan budaya penyedia ini.
Ada banyak cara yang sangat efektif untuk mencapai keseimbangan yang adil dan hubungan jangka panjang antara klien dan vendor, dan Anda tidak diragukan lagi memiliki teknik Anda sendiri. Secara umum, dalam jaringan dan / atau pemeliharaan perangkat keras pusat data yang berkontraksi semakin lama kontrak dapat berjalan, semakin baik bagi semua pihak. Tapi, Anda akan ingin memastikan bahwa apa yang Anda kontrak selama tiga atau lima tahun yang lalu masih merupakan kesepakatan yang baik dan adil – biaya dan pengemudi di pasar layanan berubah dari waktu ke waktu – bahkan dengan diskon tahun-ke-tahun yang mungkin Anda bangun ke dalam kontrak. Kami adalah penggemar berat benchmarking (praktik yang efektif di Eropa) sebagai sarana untuk mencapai kepastian ini, dan mengetahui beberapa artikel tentang topik yang mungkin membantu. Benchmarking memungkinkan klien untuk melakukan evaluasi RFP yang diberikan pada interval tahunan untuk menentukan apakah biaya tetap dalam kisaran kompetitif tertentu.
Seperti banyak latihan pengadaan, jaringan dan / atau RFP pemeliharaan perangkat keras pusat data dapat memiliki sejumlah besar variasi dan permutasi. Situasi, infrastruktur, dan tujuan masing-masing perusahaan berbeda, dalam beberapa kasus sangat berbeda, jadi artikel ini tidak bisa menjadi akhir dari semua, menjadi-semua pada topik - tentu saja tidak dalam 900 kata. Tapi mudah-mudahan itu telah membantu menjelaskan sudut kecil tapi berharga dari kegiatan kontrak dan pengadaan Anda.
XSi Cisco Lifecycle &Asset Assurance – Layanan Baru Diumumkan pada 2019!
Jika Anda mencari solusi pemeliharaan TI Cisco yang lebih cerdas (pertimbangkan kepatuhan hak Cisco), Anda masih dapat mengakses pengumuman dan buletin khusus kami.
Ikuti kami di LinkedIn
